A negatív megerősítés

A negatív visszaigazolás egy könyvvizsgáló által az ügyfélcég ügyfeleinek kiállított dokumentum. A levél arra kéri az ügyfeleket, hogy csak akkor válaszoljanak a könyvvizsgálónak, ha eltérést találnak nyilvántartásaik és az ügyfél társaság pénzügyi nyilvántartásával kapcsolatos, a könyvvizsgáló által közölt információk között. Például egy visszaigazoló levél azt mondja az ügyfélnek, hogy az ügyfélvállalat év végi nyilvántartásai 500 000 USD-t mutatnak az adott ügyfél végső követelés-egyenlegéről. Ha az ügyfél egyetért ezzel a számmal, akkor nem kell kapcsolatba lépnie a könyvvizsgálóval a megadott információk megerősítéséhez. A könyvvizsgáló ekkor feltételezi, hogy az ügyfél egyetért a visszaigazolásban bemutatott információkkal.

A negatív visszaigazolást olyan helyzetekben való felhasználásra tervezték, ahol az ügyfélvállalat belső kontrolljait már elég erősnek tartják, így a megerősítési folyamat másodlagos ellenőrzési módszerként kerül felhasználásra a felülvizsgálat alatt lévő számlák esetében.

Pozitív megerősítés az, amikor az ügyfélnek vissza kell küldenie egy dokumentumot, megerősítve vagy vitatva a könyvvizsgáló által neki elküldött számlaadatokat. A negatív visszaigazolás nem igényel annyi nyomonkövetési munkát az auditorok részéről, mint a pozitív megerősítés, de nem tekinthető ugyanolyan magas színvonalú ellenőrzési bizonyítékforrásnak, mint a pozitív megerősítés, mivel egyes ügyfelek nem feltétlenül vesződnek a visszaküldéssel megerősítő dokumentum, annak ellenére, hogy eltérést észleltek. Emiatt a legtöbb könyvvizsgáló inkább a pozitív megerősítéseket használja a negatív megerősítések helyett, a többletköltségek ellenére.

A negatív vagy pozitív visszaigazolás nem korlátozódik az ügyfélvállalat ügyfelei számára. Ezeket a beszállítóknál is gyakran használják a kis dolláros számlaegyenleg megerősítésére. A hitelezőnél ritkán alkalmaznak negatív megerősítést, mivel az auditorok nagyon biztosak akarnak lenni ügyfeleik által jelentett adósságegyenleg végét illetően. Ebben az esetben szinte mindig pozitív megerősítéseket alkalmaznak.