Gyűjtési eljárás

A gyűjtemény munkatársai rengeteg lejárt számlával foglalkozhatnak. Ha igen, akkor a behajtáskezelőnek szüksége van egy eljárásra, amellyel az ügyfelekkel a fizetési problémák megoldása érdekében szabványosított módon bánik. A részletes gyűjtési eljárást az alábbiakban soroljuk fel. Az itt leírt folyamatfolyamat általában csak az ügyféllel való interakció szakaszait reprezentálja. Ezeket a lépéseket megkeverhetik, kiegészíthetik vagy megszüntethetik, az egyes számlák fizetési állapotától függően. A lépések a következők:

  1. Késedelmes számlák hozzárendelése (opcionális) . Amikor egy számla esedékes a fizetésre, rendelje hozzá egy inkasszóhoz a beszedési tevékenységekhez.

  2. Ellenőrizze az engedélyezett levonásokat (nem kötelező) . Az ügyfél benyújthat egy űrlapot, amely részletezi a társaság marketingtervének megfelelő levonási igényt. Ha igen, ellenőrizze az igényt a marketing menedzsernél, és egyeztesse az ügyfél levonásaival. Ha a levonás a megengedett levonásra vezethető vissza, nyújtson be jóváírási jóváhagyási űrlapot a levonás összegének ellensúlyozására.

  3. Adjon ki ravasz leveleket . A számviteli szoftver segítségével rögzített időközönként kinyomtathatja a betűket, és mindegyik a lejárt számlákat jelzi az ügyfeleknek. Tekintse át a leveleket, és bontsa ki azokat, amelyek más gyűjtési tevékenységek már folyamatban vannak. Küldje el vagy küldje el e-mailben a többi félelmetes levelet az ügyfeleknek.

  4. Kezdeményezzen közvetlen kapcsolatot . Ha még mindig vannak lejárt számlák, hívja fel az ügyfeleket, hogy megbeszéljék a fizetés hiányának okait. Minden hívást követően rögzítse a hívás részleteit, beleértve a dátumot, a kapcsolatot, a késedelmes fizetés okait és a fizetési ígéreteket.

  5. Fizetési megállapodások rendezése (opcionális) . Ha hosszabb fizetési periódus elfogadására van szükség, dokumentálja a teljesítendő kifizetések feltételeit, valamint a fizetendő kamatokat és a fizetésre vonatkozó személyes garanciákat.

  6. Hitelkeret beállítása (opcionális) . Ezen a ponton a gyűjtemény munkatársainak elegendő információval kell rendelkezniük az ügyfél pénzügyi helyzetéről, hogy ajánlják a hitelintézet munkatársainak, ha az ügyfél hitelkeretének csökkentése vagy megszüntetése rendben van. A hitelkeretért felelős személyzet felelős a hitelkeret megváltoztatásáért - a behajtási munkatársak csak információkat szolgáltatnak.

  7. Figyelemmel kíséri az elszámolási megállapodások szerinti fizetéseket (opcionális) . Ha vannak speciális fizetési tervek, hasonlítsa össze az ütemezett fizetési dátumokat a kifizetések tényleges beérkezésének dátumával, és azonnal lépjen kapcsolatba az ügyfelekkel, amint úgy tűnik, hogy elmulasztják az ütemezett fizetési dátumot. Ilyen szintű figyelés szükséges, hogy az ügyfelek ne késleltessék fizetéseiket.

  8. Forduljon a behajtási irodához . Miután minden más házon belüli behajtási technikát megpróbáltak, helyezze át a számlákat egy behajtási irodába. Ezen a ponton az ügyfelet mindenképpen fel kell venni egy hiteltartási listára.

  9. Sue az ügyfelet (opcionális) . Ha az összes többi alternatíva kudarcot vallott, akkor találkozzon a vállalat jogi munkatársaival, hogy megállapítsa, van-e elegendő ügye a vevővel szemben ahhoz, hogy bírósági ítéletet nyerjen ellene. Emellett az ügyfélnek elegendő eszközzel kell rendelkeznie ahhoz, hogy az ellene ítéletet hozzon. Ha ezek a kérdések kedvezőnek tűnnek, akkor engedélyezze a jogi személyzetet a per folytatására.

  10. Írja le a fennmaradó egyenleget . Ha az összes beszedési technika sikertelen volt, töltse ki a jóváírási jóváhagyási űrlapot a leírandó számlák összegében.

  11. Végezzen halálesetet . Ha a vállalat rendszereivel kapcsolatban volt egy speciális probléma, amely behajthatatlan adósságot okozott, hívja meg a probléma legszorosabban érintett emberek találkozóját, hogy megvitassák a megoldást. Rendelje a felelősséget a cselekvési tételekért, dokumentálja az értekezletet, és szükség esetén ütemezze az utólagos értekezleteket.

Valószínűbb, hogy a felvázolt gyűjtési eljárást az új gyűjteményes alkalmazottak fogják alkalmazni. A tapasztaltabb munkatársak számára lehetővé kell tenni, hogy tevékenységeiket ettől a listától eltérjenek, az egyes ügyfelektől történő legjobb gyűjtés módjára vonatkozó véleményük alapján.