A gyűjtemény munkatársai rengeteg lejárt számlával foglalkozhatnak. Ha igen, akkor a behajtáskezelőnek szüksége van egy eljárásra, amellyel az ügyfelekkel a fizetési problémák megoldása érdekében szabványosított módon bánik. A részletes gyűjtési eljárást az alábbiakban soroljuk fel. Az itt leírt folyamatfolyamat általában csak az ügyféllel való interakció szakaszait reprezentálja. Ezeket a lépéseket megkeverhetik, kiegészíthetik vagy megszüntethetik, az egyes számlák fizetési állapotától függően. A lépések a következők:
Késedelmes számlák hozzárendelése (opcionális) . Amikor egy számla esedékes a fizetésre, rendelje hozzá egy inkasszóhoz a beszedési tevékenységekhez.
Ellenőrizze az engedélyezett levonásokat (nem kötelező) . Az ügyfél benyújthat egy űrlapot, amely részletezi a társaság marketingtervének megfelelő levonási igényt. Ha igen, ellenőrizze az igényt a marketing menedzsernél, és egyeztesse az ügyfél levonásaival. Ha a levonás a megengedett levonásra vezethető vissza, nyújtson be jóváírási jóváhagyási űrlapot a levonás összegének ellensúlyozására.
Adjon ki ravasz leveleket . A számviteli szoftver segítségével rögzített időközönként kinyomtathatja a betűket, és mindegyik a lejárt számlákat jelzi az ügyfeleknek. Tekintse át a leveleket, és bontsa ki azokat, amelyek más gyűjtési tevékenységek már folyamatban vannak. Küldje el vagy küldje el e-mailben a többi félelmetes levelet az ügyfeleknek.
Kezdeményezzen közvetlen kapcsolatot . Ha még mindig vannak lejárt számlák, hívja fel az ügyfeleket, hogy megbeszéljék a fizetés hiányának okait. Minden hívást követően rögzítse a hívás részleteit, beleértve a dátumot, a kapcsolatot, a késedelmes fizetés okait és a fizetési ígéreteket.
Fizetési megállapodások rendezése (opcionális) . Ha hosszabb fizetési periódus elfogadására van szükség, dokumentálja a teljesítendő kifizetések feltételeit, valamint a fizetendő kamatokat és a fizetésre vonatkozó személyes garanciákat.
Hitelkeret beállítása (opcionális) . Ezen a ponton a gyűjtemény munkatársainak elegendő információval kell rendelkezniük az ügyfél pénzügyi helyzetéről, hogy ajánlják a hitelintézet munkatársainak, ha az ügyfél hitelkeretének csökkentése vagy megszüntetése rendben van. A hitelkeretért felelős személyzet felelős a hitelkeret megváltoztatásáért - a behajtási munkatársak csak információkat szolgáltatnak.
Figyelemmel kíséri az elszámolási megállapodások szerinti fizetéseket (opcionális) . Ha vannak speciális fizetési tervek, hasonlítsa össze az ütemezett fizetési dátumokat a kifizetések tényleges beérkezésének dátumával, és azonnal lépjen kapcsolatba az ügyfelekkel, amint úgy tűnik, hogy elmulasztják az ütemezett fizetési dátumot. Ilyen szintű figyelés szükséges, hogy az ügyfelek ne késleltessék fizetéseiket.
Forduljon a behajtási irodához . Miután minden más házon belüli behajtási technikát megpróbáltak, helyezze át a számlákat egy behajtási irodába. Ezen a ponton az ügyfelet mindenképpen fel kell venni egy hiteltartási listára.
Sue az ügyfelet (opcionális) . Ha az összes többi alternatíva kudarcot vallott, akkor találkozzon a vállalat jogi munkatársaival, hogy megállapítsa, van-e elegendő ügye a vevővel szemben ahhoz, hogy bírósági ítéletet nyerjen ellene. Emellett az ügyfélnek elegendő eszközzel kell rendelkeznie ahhoz, hogy az ellene ítéletet hozzon. Ha ezek a kérdések kedvezőnek tűnnek, akkor engedélyezze a jogi személyzetet a per folytatására.
Írja le a fennmaradó egyenleget . Ha az összes beszedési technika sikertelen volt, töltse ki a jóváírási jóváhagyási űrlapot a leírandó számlák összegében.
Végezzen halálesetet . Ha a vállalat rendszereivel kapcsolatban volt egy speciális probléma, amely behajthatatlan adósságot okozott, hívja meg a probléma legszorosabban érintett emberek találkozóját, hogy megvitassák a megoldást. Rendelje a felelősséget a cselekvési tételekért, dokumentálja az értekezletet, és szükség esetén ütemezze az utólagos értekezleteket.
Valószínűbb, hogy a felvázolt gyűjtési eljárást az új gyűjteményes alkalmazottak fogják alkalmazni. A tapasztaltabb munkatársak számára lehetővé kell tenni, hogy tevékenységeiket ettől a listától eltérjenek, az egyes ügyfelektől történő legjobb gyűjtés módjára vonatkozó véleményük alapján.
