Terhelési és jóváírási szabályok

A terhelések és jóváírások a számviteli naplóbejegyzés ellentétes oldalai. A főkönyvi számlák végső egyenlegeinek megváltoztatására szolgálnak. A terhelések és jóváírások naplóbejegyzésben történő felhasználására vonatkozó szabályok a következők:

  • 1. szabály: Azok a számlák, amelyek általában terhelési egyenleget tartalmaznak, növekedni fognak, amikor beszedési megbízást (bal oldali oszlop) adnak hozzájuk, és csökkentik, ha jóváírást (jobb oldali oszlop) adnak hozzájuk. Azok a számlák, amelyekre ez a szabály vonatkozik, a ráfordítások, az eszközök és az osztalékok.

  • 2. szabály: Azok a számlák, amelyek általában hitelegyenleget tartalmaznak, növekedni fognak, amikor jóváírást (jobb oldali oszlop) adnak hozzájuk, és csökkentik, ha terhelést (bal oldali oszlop) adnak hozzájuk. Azok a számlák, amelyekre ez a szabály vonatkozik, a kötelezettségek, a bevételek és a tőke.

  • 3. szabály: A kontra számlák csökkentik azoknak a számláknak az egyenlegét, amelyekkel párosítva vannak. Ez azt jelenti, hogy (például) egy eszközszámlával párosított kontra számla úgy viselkedik, mintha egy kötelezettségszámla lenne.

  • 4. szabály: A terhelések teljes összegének meg kell egyeznie egy tranzakció teljes hitelösszegével. Ellenkező esetben a tranzakció kiegyensúlyozatlannak mondható, és a pénzügyi kimutatások, amelyekből egy tranzakciót építenek, eredendően hibásak lesznek. A könyvelési szoftvercsomag megjelöli az összes kiegyensúlyozatlan naplóbejegyzést, így azok kijavításáig nem léphetnek be a rendszerbe.

Ezeknek a terhelési és jóváírási szabályoknak a betartásával biztos lehet abban, hogy a főkönyvbe technikailag megfelelő bejegyzéseket tesz, amelyek kiküszöbölik a kiegyensúlyozatlan próbaegyenleg kockázatát. A szabályok puszta betartása azonban nem garantálja, hogy az így létrejövő bejegyzések lényegében helyesek lesznek, mivel ehhez meg kell ismerni azt is, hogy a tranzakciókat hogyan kell az alkalmazandó számviteli keretek között nyilvántartani (például az általánosan elfogadott számviteli elvek vagy a nemzetközi pénzügyi beszámolási standardok).