Számviteli naplóbejegyzések

Számviteli napló bejegyzések meghatározása

A könyvelési naplóbejegyzés az a módszer, amelyet egy könyvelési tranzakciónak a vállalkozás könyvelési nyilvántartásába történő beírásához használnak. A könyvelési nyilvántartásokat összesítik a főkönyvbe, vagy a naplóbejegyzéseket különféle alkönyvekben rögzíthetik, amelyek később a főkönyvbe kerülnek. Ezt az információt ezután felhasználják a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez a beszámolási időszak végén.

A naplóbejegyzésnek legalább két sornak kell lennie, bár a felvehető sorok számának nincs felső határa. A kétsoros naplóbejegyzés egyszerű naplóbejegyzés, míg a több sort tartalmazó bejegyzést összetett naplóbejegyzésnek nevezzük. Egy vállalat nagyon sok naplóbejegyzést használhat fel egyetlen jelentéstételi időszak alatt, ezért jobb, ha nagyobb számú egyszerű naplóbejegyzést használ, mint kevesebbet az összetett naplóbejegyzéseket, annak tisztázása érdekében, hogy miért történnek a bejegyzések. Ez akkor hasznos, ha a naplóbejegyzéseket később vizsgálják, és különösen akkor, ha a könyvvizsgálók ellenőrzik őket.

Valahányszor könyvelési tranzakciót hoz létre, akkor legalább két számlára mindig hatással van, az egyik számlán a terhelési bejegyzést, a másik számlán pedig a jóváírási bejegyzést rögzítik.

Bármely tranzakció terhelésének és jóváírásának teljes összegének mindig meg kell egyeznie egymással, így a könyvelési tranzakcióról mindig azt mondják, hogy "egyensúlyban van". Ha egy ügylet nem lenne egyensúlyban, akkor nem lehetne pénzügyi kimutatásokat készíteni. Így a beszedések és a jóváírások két oszlopos tranzakció-nyilvántartási formátumban történő használata a legfontosabb a számviteli pontosság ellenőrzésének minden elemében.

Kisebb könyvelési környezetben a könyvelő naplóbejegyzéseket rögzíthet. Egy nagyobb vállalatnál a főkönyvi könyvelő általában felelős a naplóbejegyzések rögzítéséért, ezáltal bizonyos mértékű ellenőrzést biztosítva a naplóbejegyzések rögzítésének módja felett.

A naplóbejegyzés formátuma

A könyvelési napló bejegyzésének legalább a következőket kell tartalmaznia:

  • Azok a számlák, amelyekre a terheléseket és jóváírásokat fel kell venni

  • A bejegyzés dátuma

  • Az a számviteli időszak, amelyben a naplóbejegyzést rögzíteni kell

  • A bejegyzést rögzítő személy neve

  • Bármely vezetői engedély (ek)

  • Egyedi szám a naplóbejegyzés azonosítására

  • Függetlenül attól, hogy a bejegyzés egyszeri, ismétlődő vagy megfordító bejegyzés.

  • Szükség lehet kiterjedt dokumentáció csatolására a naplóbejegyzéshez annak igazolására, hogy miért kerül rögzítésre; legalább a folyóirat bejegyzésének rövid leírása.

A könyvelési napló bejegyzéseinek speciális típusai

A visszafordító naplóbejegyzés olyan, amelyet vagy manuálisan fordítanak vissza a következő jelentési időszakban, vagy amelyet a számviteli szoftver automatikusan megfordít a következő jelentési időszakban.

A visszatérő naplóbejegyzés az egyik, hogy ismétli minden egymást követő beszámolási időszakban, amíg a lejárati időt el nem éri. Ez történhet manuálisan, vagy beállítható úgy, hogy automatikusan fusson egy könyvelési szoftver rendszerben.

Példák a könyvelési naplóba

Az Arnold Corporation 1000 dollár készpénzért ad el egy terméket az ügyfélnek. Ez 1000 dolláros bevételt és 1000 dolláros készpénzt jelent. Arnoldnak a készpénz (eszköz) számla növekedését terheléssel, a bevétel számla növekedését pedig jóváírással kell rögzítenie. A bejegyzés a következő: