Jelentés fogadása

A fogadó jelentés a vállalkozás számára történő kézbesítés tartalmának dokumentálására szolgál. Az űrlapot a leszállított árut átvevő vállalkozás fogadó személyzete tölti ki. A fogadó jelentés általában a következő információkat tartalmazza:

  • A szállítás kézhezvételének dátuma és időpontja
  • Az árut leszállító hajózási társaság neve
  • Minden beérkezett tétel neve
  • Minden beérkezett tétel mennyisége
  • Az engedélyező megrendelés száma, ha szerepel a szállítási dokumentációban vagy a dobozban
  • A beérkezett tárgyak állapota. Ez negatív bejegyzés lehet, ahol csak sérült árukat jegyeznek fel.

A fogadó jelentés többféle módon használható, többek között az alábbiak szerint:

  • Visszatér . Bizonyos áruk visszaküldése esetén a fogadó jelentés dokumentálja a visszaküldés okát, például a sérült árut.
  • Kötelezettségek . A fogadó jelentés felhasználható a kézhezvétel igazolásaként a háromirányú egyeztetési folyamatban. Ezt a megközelítést inkább a nagyobb dolláros vásárlásoknál alkalmazzák.
  • Elhatárolások . A számviteli alkalmazottak a hónap vége közelében elkészült fogadó jelentéseket felhasználhatják a még meg nem érkezett szállítói számlák költségeinek felszámolására.

Minden fogadó jelentés törzsmásolatát a fogadó részleg tárolja. A másolatokat más szervezeti egységeknek küldik el, ahogyan azt a vállalati eljárások előírják, például a hitelintézetek munkatársainak a beérkezett áruk dokumentálása céljából.

Vezérlés szempontjából hasznos lehet az egyes fogadó jelentések egyedi számozása. Ezután a számok sorrendjét megvizsgálhatjuk, hogy hiányoznak-e fogadó jelentések.