Költségjelentés meghatározása

A költségjelentés az üzleti kiadások nyomon követésére szolgáló űrlap. Leggyakrabban az alkalmazottak teszik teljessé azokat a kiadásokat, amelyek megtérítését kérik. A bizonylatokat általában az űrlaphoz csatolják, ha a kapcsolódó kiadások összege meghaladja egy bizonyos minimális összeget. A munkáltató megvizsgálja a beadványok pontosságát és érvényességét, és kifizeti a munkavállalóknak a kért összegeket. A munkáltató ezután a megtérített összegeket üzleti költségként könyvelheti el, amely figyelembe veszi a könyvelési eredmény és az elszámolható adóköteles nyereség összegét.

A költségjelentések felhasználhatók a munkavállaló kezdeti előlegével szembeni kiadások részletezésére is. Ha igen, a munkáltató továbbra is üzleti költségként könyveli el a benyújtott összegeket, de nincs visszatérítés; ehelyett a munkáltató levonja a kiadásokat a munkavállalói előleg összegéből.

A költségjelentés számos vállalatspecifikus információs mezőt tartalmazhat, de általában legalább a következő alapvető információkat igényli:

  • A kiadás felmerülésének dátuma (megegyezik a kapcsolódó nyugtán szereplő dátummal)

  • A költség jellege (például repülőjegyek, étkezés vagy parkolási díjak)

  • A költség összege (megegyezik a kapcsolódó nyugta összegével)

  • Az a számla, amelyre a költséget fel kell számolni

  • Részösszeg az egyes költségtípusokhoz

  • Kivonás a munkavállalónak kifizetett előzetes előlegekért

  • A kért visszatérítés összegének teljes összege

A költségelszámolási űrlap tartalmazhatja a munkaadó utazási és szórakoztatási politikájának összefoglalását is, amely meghatározza, hogy mely kiadásokat nem téríti meg a vállalat (például a szobai szórakoztatási kiadásokat).

A költségelszámolási koncepció utalhat a társaság egyes részlegeinek egy jelentési időszakban felmerült költségeinek részletes felsorolására is. Ezt az információt megvizsgálják, hogy a felmerült tényleges kiadások eltérnek-e a várakozásoktól, ebben az esetben a vezetés megvizsgálhatja ezen eltérések okait.