Hogyan kell leírni a készletet

A készlet leírása magában foglalja az érték nélküli készletelemek költségeinek a számviteli nyilvántartásokból történő eltávolítását. A készletet akkor kell leírni, ha elavulttá válik, vagy ha piaci ára olyan szintre esik, amely alatt a számviteli nyilvántartásban jelenleg szerepel. A leírandó összegnek a készlet könyv szerinti értéke (költsége) és a készpénz mennyisége közötti különbségnek kell lennie, amelyet a vállalkozás megszerezhet a készlet legoptimálisabb elidegenítésével.

Alternatív megközelítés, ha konkrét készletelemeket még nem azonosítottak, az a tartalék létrehozása a készletleírásokra. Ez egy kontra számla, amely párosítva van a készletfiókkal. A tételek tényleges elidegenítésekor a veszteséget a tartalék számlára terhelik. Ennek a megközelítésnek az eredménye a készletleírások gyorsabb felismerése, amely konzervatívabb könyvelési módszer. A kontra számlán feltüntetett összeg a várható leírás becslése, általában a vállalat által tapasztalt korábbi leírási százalék alapján.

A készlet leírásának elszámolása általában a készletszámla csökkentése, amelyet ellensúlyoz az eladott áruk költségének számlája. Ha a menedzsment külön akarja nyomon követni a készletleírások összegét az idő múlásával, akkor az is elfogadható, hogy az összeget egy külön készlet-leírási számlára terhelje az értékesített áruk költsége helyett. Ez utóbbi esetben a számla továbbra is az eredménykimutatásban szerepel az eladott áruk bekerülési szakaszában, így összesített megközelítésben nincs különbség egyik megközelítésben sem.

Nem elfogadható, hogy a készletet későbbi időpontban leírják, ha tudomást szerez egy ilyen tételről, és a költségeket sem oszthatja fel több időszakra. Ez azt jelentené, hogy a készlettételhez valamilyen jövőbeni előny társul, ami feltehetően nem így van. Ehelyett a leírás teljes összegét egyszerre kell felismerni.

Kulcsfontosságú tény, hogy a készlet leírása nem jelenti azt, hogy szükségszerűen egyszerre kell kidobnia a készletet. Ehelyett lehet értelme megtartani a készletet, abban a reményben, hogy értéke idővel növekedni fog. Szükség lehet rövid ideig tartó leltározásra is, miközben a vásárló személyzet megtalálja a legmagasabb árat, amelyen el lehet dobni. A leírt készleteket azonban nem szabad túl sokáig megőrizni, ha ennek eredményeként a befektetések a készletraktárba kerülnek, vagy túlságosan zsúfolt raktárterület van, amely megzavarja a szokásos raktározási tevékenységeket.