Újságírás

A naplóírás az üzleti tranzakció könyvelési nyilvántartásokba történő bejegyzésének folyamata. Ez a tevékenység csak a kettős könyvelési rendszerre vonatkozik. Az újságírás során a következő lépések zajlanak:

  1. Vizsgálja meg az egyes üzleti tranzakciókat a tranzakció jellegének meghatározásához. Például a szállítói számla beérkezése azt jelenti, hogy kötelezettség keletkezett. Vagy az elavult készlet kidobása azt jelenti, hogy a készlet eszköze csökken.

  2. Határozza meg, mely fiókokat fogja érinteni. Ehhez meg kell határozni azokat a főkönyvi számlákat, amelyek a tranzakció eredményeként megváltoznak. Például egy beszállítói számla rögzítése azt jelentheti, hogy megnő az irodai kellékek költségszámla, valamint az elszámolható szállítói számla.

  3. Készítsen naplóbejegyzést. Ez nem csupán azt jelenti, hogy a tranzakciót be kell vezetni a számviteli rendszerbe, hanem azt kellően dokumentálni is kell, hogy a bejegyzést később áttekintő valaki megértse, miért hozták létre. Ideális esetben a bejegyzésnek fel kell tüntetnie az érintett számlákat, a beírt terheléseket és jóváírásokat, a naplóbejegyzés számát és egy elbeszélő megjegyzést.

A naplóírás eredményeként bejegyzések történhetnek a főkönyvbe vagy a leányvállalati főkönyvekbe. A bejegyzés egy leányvállalati főkönyvbe történik, ha olyan nagy volumenű tranzakcióról van szó, amelyet a vezetés úgy döntött, hogy összefoglalja külön a főkönyvtől.

A naplózási folyamat példájaként az ABC International épp most írt alá szerződést egy karbantartó vállalkozóval, hogy havi 1000 dollárt fizessen a rutinszerű megelőző karbantartási szolgáltatások fejében. Az ügylet jellege ismétlődő kötelezettség. Az érintett számlák 1000 dolláros terhelést jelentenek a fenntartási költség számlán, és 1000 dollár jóváírást a tartozás számláján. Ez havonta ismétlődő bejegyzés lesz. A naplóbejegyzést az imént megjegyzett módon hozzuk létre, és megjelöljük, hogy minden egyes következő hónap elején automatikusan megismétlődjön.