Mikor merülnek fel kiadások?

A ráfordítások akkor merülnek fel, ha egy erőforrást elhasználnak. Az erőforrásokat az idő múlásával vagy az erőforrások fizikai felhasználásával fogyaszthatja el. Például felmerül a költsége:

  • Kiadó az idő múlásával egy bérleti időszakban

  • A tárgyi eszköz hasznos élettartama alatt eltelt idő múlásával történő értékcsökkenés

  • Egy termékre, amikor eladják

Az immateriális kiadások, például az irodaszerek esetében feltételezzük, hogy egy kiadás felmerült, amint ezeket a tárgyakat megvásárolták, mivel túl drága ezeket nyomon követni és nyilvántartani, hogy a cikkeket később ténylegesen miként fogyasztják el.

Kötelezettség esetén nem feltétlenül merül fel költség. Például, amikor egy vállalkozás tulajdonosa bérleti szerződést ír alá, amelynek értelmében vállalata vállalja az irodai helyiségek bérleti díjának fizetését a következő három évben, a vállalkozás kötelezettséget vállalt arra, hogy végül költségeket rójon fel. Mindazonáltal ténylegesen nem terheli a költségeket, amíg a különféle bérleti időszakok mindegyikét le nem tölti (amikor "elfogyasztotta" a bérleti díjat).

Lehetséges költség felmerülése anélkül, hogy megfelelő beszállítói számla vagy bérszámfejtés lenne az esemény rögzítésére; ez akkor merül fel, amikor a szállítói számla még nem érkezett meg, vagy egy alkalmazottnak még nem fizettek ki. Ezekben az esetekben, és ha egy vállalkozás a hónap végén zárja le könyveit, naplóbejegyzéssel kell elszámolnia egy költséget, hogy a költséget abban a hónapban rögzítse, amelyben felmerült. A hatékonyság szempontjából a ráfordításokat nem használják fel, ha a felmerült költségek túl kicsiek ahhoz, hogy jelentősek legyenek az eredménykimutatásban szereplő jelentett eredmények szempontjából.

A ráfordítások elhatárolása akkor sem kerülhet nyilvántartásba, ha a társaság egy soft close-et használ a könyvelés lezárásához, amely esetben a költségek valószínűleg a következő jelentési időszakban merülnek fel.