A készpénz átutalás és rövid számla

A készpénzátutalás és a rövid számla a főkönyvben vezetett számla. A számla tárolja azt az összeget, amellyel a tényleges végső készpénzegyenleg eltér a készpénz kezdeti könyv szerinti egyenlegétől, plusz vagy mínusz az időszak során feljegyzett készpénz-tranzakciókkal.

A készpénz-átutalási és rövid számla elsődleges célja a pénzintenzív kiskereskedelmi vagy banki környezet, valamint a kis készpénz kezelése. Ezekben az esetekben a készpénz-eltéréseket egyetlen, könnyen hozzáférhető számlán kell tárolni. Ezeket az információkat arra használják fel, hogy felkutassák, miért térnek el a készpénzszintek az elvárásoktól, és ezeket a helyzeteket jobb eljárások, kontrollok és alkalmazottak képzése révén lehet megszüntetni. Így a számlát használják a nyomozói ellenőrzés alapjául.

A készpénz-átutalás és a rövid számla kiváló eszköz a csalások felderítésére, különösen, ha az alszámla szintjén követik az egyes pénztárgépeket, kis pénztárgépeket stb. A számla ilyen részletességgel történő vizsgálata az alacsony szintű készpénzlopások folyamatos mintázatát mutathatja ki, amelyre a vezetés reagálhat. Például a csalási helyzetek azokra az emberekre vezethetők vissza, akik közvetlenül felelősek a pénztárgépért vagy a kis pénztárért.

A cash-over és a short számla egy költségszámla, ezért általában az eredménykimutatás "egyéb ráfordításai" sorába összesítik. A számla egyenlege meglehetősen kicsi. A számla nagyobb egyenlege valószínűleg kiváltja a vizsgálatot, míg egy kis egyenleg vizsgálata nem biztos, hogy költséghatékony.

A cash-over és a short számla működésének példájaként egy kontroller havonta felülvizsgálja az apró pénztárat, amelynek normál 200 dolláros készpénz-egyenleget kell tartalmaznia. Megállapítja, hogy a doboz 45 USD készpénzt és 135 USD bevételt tartalmaz, ami csak 180 USD. Ezért 20 dollár készpénz hiányzik. Ezt a készpénzhiányt a cash-over és a short számla terheléseként kell elszámolni (ami költség), valamint a kis készpénz vagy készpénz számlára történő jóváírásként (ami eszközcsökkentés).

Alternatív megoldásként, ha túl sok készpénz lett volna a kis pénztárban (ez nagyon ritka feltétel!), Akkor a bejegyzést megfordítják, a készpénz terhelésével, a készpénz jóváírásával és rövid számlájával.