Az utalvány meghatározása

Az utalvány egy belső dokumentum, amely leírja és felhatalmazza a szállítóval szembeni felelősség megfizetését. Leggyakrabban kézi fizetési rendszerben használják, ahol az ellenőrzési rendszer része. Az utalvány általában a következő információkat tartalmazza:

  • A szállító azonosító száma

  • A fizetendő összeg

  • A fizetés teljesítésének dátuma

  • A kötelezettség elszámolásához felszámítandó számlák

  • Bármely alkalmazandó korai fizetési kedvezmény feltétele

  • Jóváhagyási aláírás vagy bélyegző

Az utalványinformációk csomagba gyűjthetők, ahol az alaputalvány-dokumentumot a szállítói számlához, az átvétel igazolásához és a megrendeléshez csatolják. Ez a csomag hasznos a kapcsolódó dokumentumok egy helyen történő tárolásához, és megkönnyíti a szállítói tranzakciók igazolását és ellenőrzését.

A szállítótól kapott számla beérkezését követően utalvány jön létre. A "fizetett" bélyegzővel csekk vagy elektronikus fizetés történik a szállító számára, majd archiválják, az esetleges igazoló dokumentumokkal együtt.

Ha az összes szállítóhoz utalványt használnak, azok összesítése összeadható a fennálló tartozások teljes összegének meghatározásához. Erre a funkcióra nincs szükség egy számítógépes rendszerben, ahol az öregségi kötelezettségek jelentését használják.

Az utalvány nem akkor jön létre, ha csak kötelezettség keletkezett (ami szállítói számla hiányában van). A bérszámfejtés során az utalványokat sem használják.