Mi a könyvelés a könyvelésben?

A könyvelésben történő könyvelés az, amikor az alkönyvtárak egyenlegét és az általános naplót áthelyezik a főkönyvbe. A könyvelés csak az alszámlálók teljes egyenlegét helyezi át a főkönyvbe, az egyes tranzakciókat nem. A számviteli vezető úgy dönthet, hogy viszonylag ritkán, például havonta egyszer, vagy akár naponta egyszer, gyakran folytat könyvelést.

Az alkönyvtárakat csak akkor használják, ha egy bizonyos könyvelési területen nagy mennyiségű tranzakciós tevékenység zajlik, mint például készlet, szállítói vagy értékesítési tevékenység. Így a feladás csak ezekre a nagyobb volumenű helyzetekre vonatkozik. Alacsony volumenű tranzakciós helyzetek esetén a bejegyzéseket közvetlenül a főkönyvbe teszik, így nincsenek alszámlálók, ezért nincs szükség könyvelésre.

Például az ABC International egy hét alatt 20 számlát állít ki ügyfeleinek, amelyekre az értékesítési alkönyvtárban szereplő összesítés 300 000 dolláros eladást jelent. Az ABC vezérlője egy könyvelési bejegyzést hoz létre, amely ezen eladások teljes összegét a főkönyvbe helyezi, 300 000 dolláros terheléssel a vevőkövetelés számláján és 300 000 dolláros jóváírással a bevételi számlán.

A könyvelést akkor is alkalmazzák, amikor az anyavállalat külön könyvsorozatot vezet minden leányvállalata számára. Ebben az esetben az egyes leányvállalatok könyvelési nyilvántartásai lényegében megegyeznek az alvállalkozókkal, így a leányvállalatok számláinak összege az anyavállalat könyvelésébe kerül. Ez kezelhető egy külön táblázatban is, kézi konszolidáció útján.

Néhány könyvelési rendszerben kiküszöbölték a könyvelést, ahol az alárendelteket nem használják. Ehelyett minden információt közvetlenül a főkönyvben felsorolt ​​számlák tárolnak.

Ha a könyvelést alkalmazzák, akkor a főkönyvben információkat kutatónak "át kell mélyednie" a vonatkozó főkönyvi számlákon könyvelett számlaösszegekből, és a vonatkozó alkönyvekben felsorolt ​​részletes nyilvántartásokban kell keresnie. Ez jelentős mennyiségű további kutatási munkát vonhat maga után.

A könyvelés lezárása szempontjából a könyvelés az egyik legfontosabb eljárási lépés, amely szükséges a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez. Ebben a folyamatban el kell végezni a különböző alkönyvek és az általános napló összes kiigazító bejegyzését, majd azok tartalmát felkerül a főkönyvbe. Ezen a ponton szokás egy lock-out jelzőt beállítani a könyvelési szoftverben, így a lezárt elszámolási időszakra vonatkozóan nem lehet további változtatásokat végrehajtani az alkönyvtárakban és folyóiratokban. Ezután a következő könyvelési időszakra megnyílik az alkönyvtárakhoz és folyóiratokhoz való hozzáférés.

Ha véletlenül nem történik meg a könyvelés a zárási folyamat részeként, akkor a főkönyvben szereplő összegek nem lesznek pontosak, és a főkönyvből összeállított pénzügyi kimutatások sem lesznek pontosak.