Forrásdokumentum meghatározása

A forrásdokumentum az eredeti dokumentum, amely egy üzleti tranzakció részleteit tartalmazza. A forrásdokumentum rögzíti a tranzakcióval kapcsolatos legfontosabb információkat, például az érintett felek nevét, a befizetett összegeket (ha vannak), a dátumot és a tranzakció tartalmát. A forrásdokumentumokat gyakran egyedi számmal azonosítják, így megkülönböztethetők a számviteli rendszerben. A dokumentumok előszámozása különösen hasznos, mivel lehetővé teszi a társaság számára, hogy megvizsgálja, hiányoznak-e dokumentumok.

Miután a forrásdokumentumban szereplő információkat rögzítette a könyvelési rendszer, a forrásdokumentumot a könnyű hozzáférés érdekében indexelik és archiválják. Az elmúlt egy évben létrehozott dokumentumokat általában a helyszínen tárolják, a régebbi dokumentumokat pedig olcsóbb, nem helyszíni tárolókban tárolják.

A forrásdokumentumok kritikus jelentőségűek a könyvvizsgálók számára, akik bizonyítékként használják őket arra, hogy a rögzített tranzakciók valóban megtörténtek. A cégek egy forrásdokumentumot is bizonyítékként használnak, amikor üzleti partnereikkel foglalkoznak, általában a kifizetésekkel kapcsolatban. A forrásdokumentumok például:

  • Törölt csekk

  • Hiteljegyzet

  • Befizetési nyomtatvány

  • Költségjelentés

  • Számla

  • Anyagigénylőlap

  • Rendelés

  • Idő Kártya

  • Vásárlási nyugta

Bizonyítás céljából a forrásdokumentumok elektronikus képei általában elfogadhatóak, bár bizonyos esetekben továbbra is szükség lehet papír alapú dokumentációra.

A forrásdokumentumokat általában több évig meg kell őrizni. A Internal Revenue Service megőrzési intervallumokat ír elő a bérszámfejtéssel kapcsolatos bizonyos típusú dokumentumokhoz. Ha bármilyen kérdés merül fel a dokumentum megőrzési idejével kapcsolatban, forduljon hozzáértő ügyvédhez.