Sok szervezet olyan költségvetést készít, amelyet összehasonlítási módszerként használ a következő év tényleges eredményeinek értékelésénél. A költségvetés elkészítésének folyamatát erősen ütemezni kell, és egy meghatározott ütemtervet kell követni, hogy az elkészült költségvetés a következő pénzügyi év elejére felhasználásra kész legyen. A költségvetés elkészítésekor a következő alapvető lépéseket kell követni:
Frissítse a költségvetési feltételezéseket . Tekintse át a vállalat üzleti környezetével kapcsolatos feltételezéseket, amelyek az utolsó költségvetés alapjául szolgáltak, és szükség szerint frissítse.
Ellenőrizze a szűk keresztmetszeteket . Határozza meg az elsődleges szűk keresztmetszet kapacitási szintjét, amely korlátozza a vállalatot a további értékesítések generálásában, és határozza meg, hogy ez hogyan befolyásolja a vállalat további bevételeinek növekedését.
Rendelkezésre álló finanszírozás . Határozza meg a költségvetés időszakában rendelkezésre álló finanszírozás legvalószínűbb összegét, amely korlátozhatja a növekedési terveket.
Lépés költségszámítási pontok . Határozza meg, hogy felmerülnek-e lépési költségek az üzleti tevékenység várható tartományában a következő költségvetési időszakban, és határozza meg ezeknek a költségeknek az összegét és azokat a tevékenységi szinteket, amelyeken felmerülnek.
Költségvetési csomag létrehozása . Másolja tovább az alapvető költségvetési utasításokat az előző évben használt utasításcsomagból. Frissítse úgy, hogy belefoglalja a tárgyévben felmerült tényleges kiadásokat az évről a napra, és ezeket az információkat a teljes folyó évre vonatkozóan is évre teszi. Adjon hozzá egy megjegyzést a csomaghoz, amelyben feltünteti a lépésenkénti költségeket, a szűk keresztmetszeteket és a várható finanszírozási korlátokat a következő költségvetési évben.
Költségvetési csomag kiadása . Adja ki a költségvetési csomagot személyesen, ahol lehetséges, és válaszoljon a címzettek kérdéseire. Adja meg a költségvetési csomag első tervezetének esedékességét is.
Bevételi előrejelzés beszerzése . Szerezze be a bevételi előrejelzést az értékesítési vezetőtől, érvényesítse azt a vezérigazgatóval, majd ossza meg a többi osztályvezetővel. A bevételi információkat alapul használják saját költségvetésük kidolgozásához.
Szerezze be az osztály költségvetését . Szerezze be az összes osztály költségvetését, ellenőrizze a hibákat, és hasonlítsa össze a szűk keresztmetszetet, a finanszírozást és a lépésköltség-korlátokat. Szükség szerint állítsa be a költségvetéseket.
Tőkeköltségvetési kérelmek beszerzése . Érvényesítse az összes tőkeköltségvetési igényt, és észrevételekkel és ajánlásokkal továbbítsa azokat a felső vezetésnek.
Frissítse a költségvetési modellt . Írja be az összes költségvetési információt a fő költségvetési modellbe.
Tekintse át a költségvetést . Találkozzon a felső vezetéssel, hogy ellenőrizze a költségvetést. Emelje ki a lehetséges korlátozási kérdéseket és a finanszírozási problémák által okozott esetleges korlátozásokat. Vegye figyelembe az irányítócsoport összes megjegyzését, és továbbítsa ezeket az információkat a költségvetés-készítőknek, kérve a költségvetésük módosítását.
Költségvetési iterációk feldolgozása . Kövesse nyomon a fennmaradó költségkeret-módosítási kérelmeket, és frissítse a költségvetési modellt új iterációkkal, amint megérkeznek.
Kiállítja a költségvetést . Hozzon létre egy kötött verziót a költségvetésből, és terjessze az összes engedélyezett címzettnek.
Betölti a költségvetést . Töltse be a költségvetési információkat a pénzügyi szoftverbe, így költségvetési és tényleges jelentéseket készíthet.
Az itt feltüntetett lépések száma túlzott lehet egy kisebb vállalkozás esetében, ahol talán csak egy személy vesz részt a folyamatban. Ha igen, akkor a lépések száma nagymértékben összenyomható, egészen addig a pontig, ahol az előzetes költségvetés egy-két nap alatt elkészíthető.
