Készletszámlálási eljárás

Olyan vállalkozásoknál, amelyek nem rendelkeznek pontos készletnyilvántartásokkal, időszakosan el kell végezni a készlet teljes számlálását (fizikai számlálásként ismert). Ez általában egy hónap, negyedév vagy év végén történik, hogy egybeessen a beszámolási időszak végével. Amint a következő eljárás megmutatja, nagy erőfeszítésekre van szükség a pontos fizikai készletszámlálás elvégzéséhez, ezért a vállalatok általában korlátozzák az évente elvégzett számlálások számát. A folyamat lépései a következők:

  1. Rendelésszám címkék . Rendeljen elegendő számú kétrészes számlálási címkét a várhatóan megszámlálni kívánt készlet mennyiségéhez. Ezeket a címkéket sorszámozással kell ellátni, hogy a számlálási folyamat részeként egyedileg követhetők legyenek.

  2. Készlet előnézete . Tekintse át a készletet néhány nappal az ütemezett készletszámlálás előtt. Ha hiányoznak az alkatrészszámok, vagy ha a cikkek nehéz állapotban vannak (például nem vannak csomagolva vagy dobozolva), értesítsék a raktár személyzetét a szükséges javítások elvégzésére.

  3. Készlet előre számlálása . Végezze el a leltárt néhány nappal korábban, és számolja meg azokat az elemeket, amelyek zárt tartályokban helyezhetők el. Zárja be őket a tartályokba, és jelölje meg a mennyiséget a zárószalagon. Ez sokkal könnyebbé teszi a számlálási feladatot a tényleges számlálás során. Ha egy pecsét megszakad, akkor a számláló csapat tudja, hogy újra meg kell számolniuk a tartály tartalmát.

  4. Teljes adatbevitel . Ha még van még befejezendő adatbeviteli tranzakció, akkor ezt a fizikai készletszámlálás megkezdése előtt tegye meg. Ez magában foglalja a raktárból történő kibocsátások, a raktárba történő visszaküldések és a raktárban lévő tárolóhelyek közötti transzfereket.

  5. Értesítés kívül tárhelyek . Ha a vállalatnak van olyan külső tárolója vagy harmadik féltől származó helyszíne, amely a vállalati készletet a szállítmánynál tartja, értesítse őket arról, hogy a hivatalos számlálási dátumtól kezdve kézben kell számolniuk készletüket, és továbbítaniuk kell ezt az információt a raktárvezetőnek.

  6. Raktári tevékenységek befagyasztása . Állítson le minden szállítást a raktárból, és különítsen el minden újonnan kapott árut is, ahol azokat nem számolják. Ellenkező esetben a készletnyilvántartások fluxus állapotban lesznek a készletszámlálás során, így nem lesznek teljesen megbízhatóak.

  7. Utasítsa a számláló csapatokat . Állítson össze kétfős csapatokat, hogy számlálja meg a készletet, és utasítsa őket a számlálási feladataikra. Ezek a feladatok magukban foglalják azt, hogy az egyik ember számolja a készletet, míg a másik a számlálási címkén jelöli az információkat. A címke egyik példányát a készlethez ragasztják, míg a csapat megtartja a másik példányt.

  8. Címkék kiadása . A leltárvezető kiadja a számlálási címkék blokkját a számláló csapatoknak. Minden csapat felelős a számlálási címkék meghatározott numerikus tartományának visszaküldéséért, függetlenül attól, hogy a címkéket használják-e. Az összes számlázási címke ellenőrzése biztosítja, hogy az elveszett címkéket azonnal kivizsgálják.

  9. Hozzárendelje a számlálási területeket . Rendeljen minden gyűjtőcsoporthoz egy meghatározott tartálytartományt. Jegyezze fel ezeket a helyeket kiemelővel a raktár térképén. A leltárvezetőnek fő listát kell vezetnie arról, hogy a raktár mely területeit számolták meg, és mely csapatokat rendelték az egyes területekhez.

  10. Számolja a készletet . Minden csapatban egy ember megszámol egy adott elemet a kuka helyén, majd a másik a számláló címkén jelöli a kuka helyét, az elem leírását, az alkatrész számát, mennyiségét és mértékegységét. A csapat rögzíti a címke eredeti példányát a készletelemhez, és megtartja a másolatot.

  11. Ellenőrizze a címkéket . A számlálási terület befejezése után minden számláló csapat visszatér a készlet ügyintézőjéhez, aki ellenőrzi, hogy az összes címkét visszaküldte-e. Ha további raktárterületeket kell megszámolni, rendeljen hozzá egy új területet a számlálócsapatokhoz, és adott esetben adjon ki nekik új blokkokat a számlálási címkékről.

  12. Adja meg a címke adatait . Írja be a számlálási címkéken szereplő információkat egy online adatbeviteli űrlapba. Miután az adatbevitel befejeződött, nyomtasson ki egy jelentést, amely tartalmazza az összes beírt címkeszámot címkeszám szerint rendezve, és keresse meg a számok esetleges hiányosságait. Vizsgálja meg a talált számozási hézagokat. Ez biztosítja, hogy az összes kiadott számlálási címke szerepeljen a fájlban.

  13. Vizsgálja meg a szokatlan eredményeket . Többféle módon rendezze át a készletjelentést szokatlan információk keresésére, és vizsgálja meg az egyesekhez tartozó címke bejegyzéseket.

Hasznos lehet ezt az eljárást minden számlálás után értékelni, hogy meg kell-e változtatni az eljárást a tapasztalt számlálási problémák kompenzálása érdekében.