Automatikus készpénz alkalmazás

Amikor egy vállalat minden nap nagyszámú ügyfélkifizetést kap, akkor a pénztáros számára meglehetősen nehéz lehet a nyugtákat a nyitott követelésekkel szemben időben alkalmazni. Ha igen, akkor a betétek késhetnek. A készpénzigénylés folyamata lényegesen tömöríthető az automatikus készpénz-alkalmazás segítségével.

Az automatikus készpénz-alkalmazás megköveteli, hogy a lockbox kezelője egy adatcsatornával továbbítsa a vállalatnak a mágneses tinta karakterfelismerő (MICR) információkat a zárfiókba beérkezett csekkekről, valamint a teljes fizetési összeget. A készpénzalkalmazás szoftver döntési táblázat alapján dönti el, hogyan alkalmazzák ezeket a kifizetéseket a követelések nyitására. Az automatizált döntési folyamat általában ezeket a lépéseket követi:

  1. Illessze az egyes csekkek MICR-adataiban szereplő bankszámlaszámot a megfelelő ügyfélhez. Ezzel elérheti a nyitott követelések helyes ügyfélrekordját.
  2. Csak akkor illessze a kifizetéseket a számlákhoz, ahol a befizetési összeg pontosan megegyezik a számla összegével.
  3. A fennmaradó befizetések közül csak a készpénzt kell egyeztetni a számlákkal, ha a készpénz összege megegyezik több, éppen fizetésre esedékes számla pontos összegével.
  4. Rúgja ki az összes fennmaradó befizetést kézi ellenőrzés céljából.

A döntési táblázat kifinomultabb szabályokat tartalmazhat, például készpénz alkalmazását, ha a fizetési összegek nem tartalmazzák a számla fuvardíját és / vagy forgalmi adóját. Amikor egy vállalat megvizsgálja a rendszer által kirúgott kifizetéseket, fokozatosan kiigazíthatja a döntési táblázatot az automatikus készpénzes kérelmek számának növelése érdekében. Az elvégzett levonások sokfélesége azonban valószínűtlenné teszi, hogy valaha is sikerüljön teljesen automatizálni a készpénzigénylés folyamatát. Mindazonáltal az automatikus készpénz-alkalmazás jelentősen javíthatja a készpénz alkalmazásának sebességét.

Miután készpénzes alkalmazásokat hajtottak végre, a szoftver ezeket a befizetéseket a vállalat könyvelő szoftverének pénztári bizonylat moduljába könyveli el. Ha az automatikus készpénzes alkalmazás önálló alkalmazás, ez azt jelenti, hogy a frissítéseket egy egyedi felületen keresztül kell a könyvelési szoftverbe portálni.