Kötelezettségek elszámolása

A tartozások elszámolása magában foglalja a kötelezettségek nyilvántartását és kifizetését. Ez az elsődleges funkcionális terület, amelyen keresztül egy vállalkozás nyilvántartja a kiadásokat és kifizeti a többi felet. A legfontosabb szállítói elszámolási feladatok a következők:

  1. Számlaellenőrzés . A tartozások elszámolásának első lépése annak biztosítása, hogy a beszállítóktól érkező összes számla érvényes legyen. Ennek kétféle módja van. Az egyik lehetőség az, hogy egy engedélyezett alkalmazott jóváhagyja az egyes számlákat. A másik lehetőség az egyes számlákon szereplő adatok összehasonlítása az engedélyező beszerzési megrendeléssel és a fogadó dokumentációval, amelyet háromirányú egyeztetésnek hívnak. Mivel mindkét lehetőség munkaigényes, szokás nem ellenőrizni a kis dollárösszegű számlákat.
  2. Számla rögzítése . A számla ellenőrzése után a könyvelő beírja a tartozás összegét a szállítók szoftverébe. A megadott információk tartalmazzák a szállító nevét, a számla dátumát és a számla összegét. A számviteli szoftver által létrehozott kapcsolódó számviteli bejegyzés mindig jóváírja a szállítói kötelezettséget. A beszámítási terhelés lehet költség- vagy eszközszámla.
  3. Számlafizetés . Amikor egy számla esedékessé válik, a könyvelő a könyvelési szoftveren keresztül állítja be fizetésre. Ez általában azt jelenti, hogy az előzetes csekk nyilvántartást futtatják és felülvizsgálják annak biztosítása érdekében, hogy az összes kifizetésre tervezett tételt valóban kifizessék. Ha igen, ellenőrizze, hogy a készletbe van-e töltve egy nyomtató, és a csekkeket kinyomtatják. Minden csekkhez csatolják az alátámasztó információkat, majd továbbítják azokat a csekk aláírójának, aki minden egyes információcsomagot hibásan megvizsgál, majd aláírja az ellenőrzéseket. Alternatív megoldás lehet az elektronikus fizetések közvetlenül a beszállítók bankszámlájára történő elküldése. A fizetés után az összes fizetési információt összekapcsolják és szállító neve szerint iktatják.

A kötelezettségek elszámolásához számos további feladat kapcsolódik, beleértve a következőket:

  • Rendszeresen egyeztesse a szállítói kötelezettséget annak biztosítása érdekében, hogy a számlaegyenleg megegyezzen a szállítókkal szemben fennálló tényleges összegekkel.
  • Küldjön 1099 űrlapot a beszállítóknak a naptári év vége után, ha az összesített kifizetésük meghaladja a küszöböt.
  • Vegye fel a kapcsolatot a beszállítókkal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden hozzájuk küldött csekket beváltottak; ellenkező esetben előfordulhat, hogy a le nem csekkelt összegeket vissza nem igényelt vagyonként továbbítani kell egy állami kormánynak.