Ellenőrizze a fizetéseket faxon

Rendkívül nehéz lehet csekkes fizetést kivonni az ügyfelektől, különösen, ha az eladó azonnali kézbesítést szeretne, amely egynapos szállítási költséget fog fizetni az ügyfélnek. Alternatív megoldás lehet, ha az ügyfél faxon vagy e-mailben elküldi az elkészült és aláírt csekk beolvasott képét az eladónak, majd hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  • Szerezzen be csekket nyomtató szoftvert, amely számos vállalattól elérhető (keresse meg a „check with fax software” kifejezést egy internetes keresőmotorban).
  • Írja be a csekk információit a szoftverbe.
  • Nyomtassa ki a csekket egy csekkes biztonsági papír segítségével, amelyet beszerezhet a helyi irodaboltból. Használjon szabványos nyomtató tintát, ne a bankok által használt speciális mágneses tinta karakterfelismerő (MICR) tintát. A csekknyomtató szoftver az alábbi szöveget tartalmazza az aláírási sor helyett:

AZ ALÁÍRÁS NEM SZÜKSÉGES

A kedvezményezett, hogy ártalmatlannak tartsa Önt a dokumentum kifizetéséért

A jóváhagyás hiányát a kedvezményezett bankja garantálja.

  • Tegye le a csekket a vállalat bankjánál. Ehhez szükség lehet kézi feldolgozásra a banki pénztárnál, mivel a bank csekkolvasói nem észlelnek MICR kódolást a csekken.
  • Őrizze meg a faxon vagy e-mailben küldött csekk egy példányát, annak igazolásaként, hogy az ügyfél engedélyezte a fizetést.

Alternatív megoldás a csekkes fizetéshez szükséges információk telefonon történő megszerzése, de ez nem bizonyítja, hogy az ügyfél vállalta volna a fizetést. Ezenkívül könnyebb hibázni a telefonon megszerzett információk leírásakor. Következésképpen ez a megközelítés nem ajánlott.

Egy másik lehetőség az, hogy egy olyan űrlapot küld az ügyfélnek kitöltésre, amely tartalmazza a csekken általában megtalálható összes információt, valamint egy engedélyező aláírási sort. Ehhez csatolni kell egy érvénytelenített csekket, így az eladó hivatkozhat egy csekkszámra.

Ennek a folyamatnak a végeredménye a levelek lebegésének teljes eltávolítása a gyűjtési folyamatból. Ez a megközelítés időigényes, de nem terheli az ügyfelet, aki vonzó alternatívának találhatja, mint az egynapos szállítás fizetése.

Ha ezt a megközelítést választja pénzeszközök gyűjtésére, feltétlenül dokumentálja a megtett lépéseket, valamint az ügyfél által adott felhatalmazást annak érdekében, hogy rendelkezésre álljon bizonyíték, ha az ügyfél valaha is vitatja a fizetést.