A virtuális bezárás

A virtuális zárás magában foglalja a vállalat egészére kiterjedően integrált számviteli rendszerek használatát a pénzügyi kimutatások bármikor, igény szerint történő elkészítéséhez. Ez a megközelítés nemcsak a vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszereket igényli, hanem nagy erőfeszítéseket is igényel az alapul szolgáló információk helyességének biztosítása érdekében. A szükséges befektetés akkora, hogy kisebb cégeknél ritkán lát virtuális zárást. A virtuális bezárás különös figyelmet igényel a következő területeken:

  • Központosított könyvelés . Szinte lehetetlen virtuális lezárást elérni az ERP szoftverrel kombinált nagyszámú könyvelési központosítás nélkül. Ezzel ellentétben ez azt jelenti, hogy nem lehet elszámoltatni az üzleti tevékenységet olyan könyvelési műveletekkel, amelyek különböző számviteli szoftvereken működnek.
  • Standardizált könyvelés . Az üzleti tranzakciókat mindenhol ugyanúgy kell meghatározni és kezelni. Ellenkező esetben a számviteli személyzetnek időt kell töltenie a különféle leányvállalatok által benyújtott ügyleti szabálytalanságok kivizsgálásával.
  • Hiba követés . A talált hibákat fel kell deríteni, és meg kell szüntetni azok okait. Ellenkező esetben túl sok probléma van a virtuális közeli pénzügyi kimutatásokkal ahhoz, hogy nagy mértékben támaszkodhassunk rájuk.

A virtuális bezárás eredményei nem biztos, hogy teljesen pontosak, mivel egyes költségelszámolásokat, költségelosztásokat és tartalékokat nehéz automatizálni.

A virtuális zárás abban különbözik a puha zárástól, hogy a puha bezárás korlátozott számú zárási lépést igényel; és e zárási lépések miatt a lágy zárást általában csak a hónap végén alkalmazzák. Mivel a virtuális bezárás lényegében automatizált, nincsenek zárási lépések, amelyek lehetővé teszik a pénzügyi kimutatások futtatását bármilyen időszakra; így a napi pénzügyi kimutatások lehetségesek.

A virtuális bezárás létrehozásához szükséges költség és hosszú távú erőfeszítés nem jó befektetés a lassabban növekvő iparágakban, ahol kevés az új verseny, és a termékciklusok hosszúak. Ez a költség azonban megfordulhat fordított helyzetben, amikor az üzleti környezet nagyon gyorsan változik, és a menedzsment napi pénzügyi kimutatások alapján folyamatosan korrigálhatja a vállalkozás általános irányát. Az utóbbi esetben azonban a virtuális bezárás csak akkor éri meg az erőfeszítéseket, ha a vezetés valóban felhasználja az információkat arra, hogy időben döntéseket hozzon; ha nem ez a helyzet, akkor a hagyományosabb zárási folyamat lehet jobb és olcsóbb megoldás.