Számviteli rendszer kialakítása

A számviteli rendszerek tervezése

A számviteli rendszer lényegében az üzleti tranzakciókkal kapcsolatos információk adatbázisa. Az adatbázis elsődleges célja információforrás, ezért a számviteli rendszert úgy kell megtervezni, hogy az költséghatékony legyen a szükséges információk megadásában. A számviteli rendszer tervezésének legfontosabb tényezői a következők:

  • Egy- vagy kettős bejegyzés . Egy nagyon kis vállalkozás egyszerűen úgy működik, hogy a készpénzbevételeket és a befizetéseket csekkfüzetébe rögzíti. Ez egy belépési rendszer néven ismert, és csak akkor megfelelő, ha a vállalkozás tulajdonosának nem érdeke a vállalkozás birtokában lévő eszközök és kötelezettségek összegének megismerése. Az egyszeri belépési rendszer rendkívül egyszerű, de megfelelő lehet. A kettős könyvelési rendszert nemcsak az árbevétel és ráfordítások, hanem az eszközök, források és a saját tőke nyilvántartására is tervezték, így lényegesen több információt nyújt. A kettős bejegyzés rendszere nagyobb szakértelmet igényel a tranzakciók rögzítésében, és minden nagyobb szervezet használja.

  • Készpénz vagy eredményszemléletű . A számvitel készpénz alapja csak akkor számolja el a tranzakciókat, amikor készpénzt kapnak vagy elköltenek, míg az eredményszemléletű számlák azokat az ügyleteket, amikor azokat el kell számolni, függetlenül a készpénz változásától. Az eredményszemléletű alapnak meg kell felelnie bármelyik számviteli keretrendszernek, például az általánosan elfogadott számviteli elveknek vagy a nemzetközi pénzügyi beszámolási standardoknak. Ha arra számít, hogy a jövőben szüksége lesz auditált pénzügyi kimutatásokra, használja az eredményszemléletű elszámolást.

  • Számlakódszerkezet . A számlakódszerkezet az a számla vagy alfanumerikus megnevezés, amelyet minden egyes fiókhoz megadnak, amelyben információkat tárolnak. A hosszú számlakód, például egy hét vagy több számjegyből álló számla lehetővé teszi a speciális nyilvántartások nagy részét. Ennek fenntartása azonban több munkát igényel, és nagyobb a kockázata annak, hogy az információkat helytelenül kódolják be a rossz számlákba. Így általában a legjobb, ha a számlakód-szerkezet összetettségét (azaz hosszát) a lehető legkisebbre csökkentjük. Kisebb szervezetek azt tapasztalhatják, hogy már csak egy háromjegyű számlakód-struktúra elegendő az információk rögzítéséhez, míg a nagyobb, több részleget tartalmazó egységeknél lényegesen összetettebb kódstruktúrákra lehet szükség.

  • Felhasznált számlák . El kell döntenie, hogy mely fiókokat hozza létre. Legalább (kettős könyvelésű elhatárolási rendszer esetén) szükség lesz a készpénz számlákra, a követelésekre, a készletre, az állóeszközökre, a szállítói kötelezettségekre, az elhatárolt kötelezettségekre, a saját tőkére, a bevételre, az eladott áruk költségére és az adminisztratív kiadásokra. Még egy kisebb vállalkozásnak is ennek a számláknak a többszörösére van szüksége ahhoz, hogy megfelelő nyomon követhesse működését. Különösen valószínűleg szükség lesz számos különféle költségszámla vezetésére a kiadások alaposabb vizsgálata érdekében.

  • Osztott képviselet . Egy nagyobb vállalkozás elfogadhatja a szokásos elszámolást, és megismételheti azokat minden leányvállalata esetében. Erre szükség lehet az egyes termékvonalak vagy létesítmények esetében is. Ez a részletezett részletesség különösen akkor jellemző, ha egy vállalkozás tevékenységalapú költségszámítási rendszert működtet.

  • Jelentések . A számviteli rendszerben tárolt információkat össze kell foglalni egy olyan jelentési rendszerben, amelyet vagy a vállalkozás pénzügyi eredményeinek és helyzetének bemutatására, vagy a pénzügyi eredményekről szóló konkrétabb jelentések készítésére használnak. Ezen jelentések közül sokat előre csomagolnak számviteli szoftvercsomagokkal, bár egy vállalkozásnak lehetnek speciális igényei, amelyek egyedi tervezésű jelentéseket igényelnek.

  • Eljárások . A számviteli rendszer addig nem működik, amíg nem állnak rendelkezésre olyan eljárások, amelyek megmutatják a felhasználóknak, hogyan kell működtetni a rendszert. Ezek közül az általánosabb eljárásokat általában részletesen dokumentálják, és hivatalos képzéseken juttatják el az alkalmazottakhoz.

  • Vezérlők . Számos számviteli ellenőrzésre van szükség annak biztosításához, hogy a számviteli rendszer a tervezett módon működjön. Ezek az ellenőrzések a vállalatra vonatkoznak, és felkérhetik a társaság könyvvizsgálóit vagy külső tanácsadót, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a telepített vezérlőkészlet megfelelő-e az üzleti tevékenységhez.

Sok imént említett kérdés annyira alapvető, hogy már a kezdetektől meg kell szereznie őket, vagy fennáll annak a veszélye, hogy később a későbbiekben fel kell építenie a teljes könyvelési rendszert a szükséges változtatások kielégítése érdekében. Különösen a legjobb, ha azonnal elfogadunk egy kettős könyvelési rendszert és az eredményszemléletű elszámolást.