A különbség a főkönyv és a főnapló között

A főkönyv tartalmazza az összes rögzített tranzakció összegzését, míg az általános napló tartalmazza a legtöbb kis mennyiségű tranzakció eredeti bejegyzéseit. Ha egy könyvelési tranzakció történik, akkor azt először egy könyvelés rögzíti a könyvelési rendszerben. Több folyóirat is létezhet, amelyek vagy speciális tranzakciótípusokat tartalmaznak (például készpénzbevételek, készpénz folyósítások vagy eladások esetében), vagy minden más típusú tranzakció. Ezeket az egyéb tranzakciókat az általános folyóirat rögzíti. Példák az általános naplóba történő bejegyzésekre: eszközértékesítés, értékcsökkenés, kamatbevétel, kamatráfordítás, valamint a társaság kötvényeinek vagy részvényeinek befektetőknek történő értékesítése.

Így az általános napló egy átfogó hely bizonyos tranzakciók kezdeti bejegyzéséhez, amelyek nem fordulnak elő olyan mennyiségben, hogy megérdemelnék a speciális naplóban történő rögzítést. Ezeket a tranzakciókat időrendi sorrendben rögzítjük, ami az általános folyóiratnak kiváló helyet biztosít a számviteli tranzakciók dátum szerinti kutatásához.

A főkönyv a vállalkozás minden tranzakciójának számlaszintű összefoglalóját tartalmazza. Ez az információ a különböző folyóiratokból összesített formában, összefoglaló szintű bejegyzésekben származik. A főkönyvben szereplő információkat ezután egy próbaegyenlegbe összesítik, amelyből a pénzügyi kimutatások készülnek.

Így az általános naplóban rögzítik először azokat a tranzakciókat, amelyeket nem tárolnak egy tantárgyspecifikus naplóban, míg a főkönyv az egyes naplók összesítő szintű információit tárolja. Ez azt jelenti, hogy az általános napló nagyobb mennyiségű részletes könyvelési információt tartalmaz, mint a főkönyv, ami viszont részletesebb információkat tartalmaz, mint a pénzügyi kimutatások.

A folyóiratok használata a számítógépes számviteli rendszerek megjelenése óta csökkent. Sok kisebb könyvelési szoftverrendszer minden tranzakciós információt közvetlenül a főkönyvben tárol, eltekintve a különféle típusú folyóiratoktól, beleértve az általános naplót is.