Kintlévőség-ellenőrzések

A szállítói kötelezettségek ellenőrzése a kötelezettségek függvényében bekövetkező veszteségek kockázatának csökkentésére szolgál. A kötelezettségek ellenőrzését három általános kategóriába sorolják, amelyek a vállalkozás fizetési kötelezettségének ellenőrzését, a kötelezettségek adatainak a számítógépes rendszerbe történő bevitelét és a beszállítók fizetését igazolják. A kezelőszervek a következők:

Az ellenőrzések kifizetésének kötelezettsége

A fizetési kötelezettség ellenőrzése a lehetséges ellenőrzések egyikével végezhető el. Ők:

  • Számla jóváhagyása . A fizetés engedélyezésére jogosult személy jelzi a szállítói számla jóváhagyását. Ez azonban valójában viszonylag gyenge ellenőrzés, ha az engedélyező csak a szállítói számlát látja, mivel nincs mód megmondani, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat kapták-e, vagy a felszámított árakat a vállalat eredetileg elfogadta. A jóváhagyó azt is megtudhatja, hogy melyik főkönyvi számlát terhelik meg. Következésképpen jobb, ha a szállítók személyzete előbb összeállítja a szállítói számlát, engedélyezi a megrendelést és a vételi dokumentációt egy csomagba, majd aláírja a számlát egy aláírási résszel, amely tartalmazza a számlázandó számlaszámot, majd megkapja a jóváhagyót Nézd át. Ez a megközelítés a bírálók számára egy nagyon komplett információkészletet biztosít a munkához.

  • Megrendelés jóváhagyása . A beszerzési részleg minden vásárlás után megrendelést ad ki. Ezzel a vásárló személyzet lényegében jóváhagyja az összes kiadást, mielőtt azok megtörténnének, ami megakadályozhatja egyes kiadások valaha bekövetkezését. Mivel ez az ellenőrzés jelentős mennyiségű munkát igényel a beszerző személyzet részéről, valószínűleg fel fogják kérni az alkalmazottakat, hogy hivatalos vásárlási igénylőlapon kérjenek tételeket.

  • Teljesíts egy háromutas mérkőzést . A fizetendő személyzet a kifizetés engedélyezése előtt egyezteti a szállítói számlát a kapcsolódó beszerzési rendeléssel és a nyugta igazolásával. Ez a megközelítés felülírja az egyedi számla-jóváhagyás szükségességét, mivel a jóváhagyás helyette a beszerzési megrendelésen alapul. Jobb is, mint csak a megrendelés alapján jóváhagyni, mivel az áru átvételét is ellenőrzi. Ez azonban fájdalmasan lassú is, és megszakadhat, ha hiányoznak a papírok.

  • Kézi duplikált fizetési keresés. A számítógépes szállítói rendszer automatikusan megkeresi a duplikált számlaszámokat. Ez egy teljesen manuális könyvelési rendszerben sokkal nehezebb törekvés. Ebben az esetben a szállító ügyintéző kereshet a szállítófájlban és a ki nem fizetett számlák fájljában, hogy meggyőződjön arról, hogy az imént szállítótól kapott számlát már kifizették-e. Sok esetben a bejövő beszállítói számlák mennyisége ezt annyira megnehezíti, hogy a fizetendő munkatársak felhagynak az ismétlődő számlák azonosítására irányuló kísérletekkel, és egyszerűen elfogadják, hogy időnként fizetni fog az ilyen tételekért.

Adatbeviteli vezérlők

Számos módja van annak biztosítására, hogy az összes szállítói számlát beírják az elszámolási rendszerbe, bár ezek az ellenőrzések változó mértékben sikeresek. A kezelőszervek a következők:

  • Rögzítés jóváhagyás után . Ez az ellenőrzés arra kényszeríti az elszámolható személyzetet, hogy ellenőrizze minden számla jóváhagyását, mielőtt a rendszerbe bevonná.

  • A jóváhagyás előtt rögzítse . Ez az ellenőrzés nagyobb hangsúlyt fektet a fizetõ beszállítókra, mint a fizetési engedélyek megszerzésére, mivel minden beérkezett számlát egyszerûen rögzítenek a szállítók rendszerében. Ez a vezérlés akkor működik a legjobban, ahol a vásárlási megbízásokat már használták a vásárlás engedélyezéséhez.

  • Fogadja el a számlaszámozási útmutatót . A legnagyobb probléma a kötelezettségek adatbevitelének területén a duplikált fizetések. Ez nem tűnik problémának, mivel a legtöbb vállalat olyan számviteli szoftvert használ, amely automatikusan észleli az ismétlődő számlákat és megakadályozza az ismétlődő fizetéseket. Előfordulhat azonban következetlenség a számlaszámok rögzítésében. Például rögzíti a 0000078234 számlaszámot a kezdő nullákkal vagy ezek nélkül? Ha ugyanazt a számlát kétszer mutatják be a szállítók személyzetének, és ezt egyszer 0000078234, legközelebb pedig 78234 néven rögzítik, a rendszer nem jelöli meg őket ismétlődő számlákként. Ugyanez a probléma merül fel a számla kötőjelével; az 1234-999 számlaszám 1234-999 vagy 1234999 néven rögzíthető.

  • Egyezés a költségvetésben a pénzügyi kimutatásokban . Ha egy beszállítói számlát helytelenül hibásan számláztak rossz osztályra, akkor lehetséges, hogy a pénzügyi kimutatásokat áttanulmányozó részlegvezető észlelne egyenetlenséget a felszámított összeg és a költségvetés között, és így felhívná a kérdésre a számviteli osztály figyelmét.

Fizetési ellenőrzések

Az alábbiakban felsorolt ​​ellenőrzések zöme a csekkes fizetésre vonatkozik, mivel ez továbbra is a túlsúlyos fizetési mód. A kezelőszervek a következők:

  • Osztott csekk nyomtatás és aláírás . Egy személynek elő kell készítenie a csekkeket, egy másik személy pedig aláírja azokat. Ezzel keresztellenőrzést hajtanak végre a készpénz kibocsátásával kapcsolatban.

  • Az összes csekket lezárt helyen tárolja . A fel nem használt csekket mindig zárva kell tárolni. Ellenkező esetben a csekkeket ellophatják, csalárd módon kitölthetik és beválthatják. Ez azt jelenti, hogy az aláírási táblákat vagy bélyegzőket szintén zárva kell tárolni.

  • Kövesse nyomon az alkalmazott ellenőrző számok sorrendjét . Napló vezetése, amely felsorolja az ellenőrzési futtatás során használt ellenőrzési számok tartományát. Ez hasznos annak megállapításához, hogy hiányoznak-e a tárolóban lévő ellenőrzések. Ezt a naplót nem szabad a tárolt csekkekkel együtt megőrizni, mivel valaki ellophatja a naplót, miközben ellopja az ellenőrzéseket.

  • Kézi ellenőrző aláírást igényel . Egy vállalat megkövetelheti az összes csekk aláírását. Ez valójában egy viszonylag gyenge ellenőrzés, mivel kevés csekk-aláíró elmélyül abban, hogy miért adnak ki csekket, és ritkán kérdőjelezi meg a befizetett összegeket. Ha egy vállalat aláírási tábla vagy bélyegző helyett dönt, akkor sokkal fontosabb, hogy erős vásárlási rendelési rendszer álljon rendelkezésre; a vásárló személyzet a számlák tényleges jóváhagyójává válik azzal, hogy korábban a vevői folyamat folyamatában kiadja a vételi megbízásokat.

  • Követeljen további ellenőrző aláírót . Ha egy csekk összege meghalad egy bizonyos összeget, kérjen egy másik csekk-aláírót. Ez az ellenőrzés állítólag több idősebb ember számára ad lehetőséget arra, hogy abbahagyják a fizetést. A valóságban valószínűbb, hogy csak egy újabb lépést vezet be a fizetési folyamatba anélkül, hogy valóban megerősítené az ellenőrzési környezetet.