Hogyan lehet feladni a főkönyvbe

A főkönyvbe történő könyvelés magában foglalja a részletes könyvelési tranzakciók rögzítését a főkönyvben. Ez magában foglalja a pénzügyi tranzakciók összesítését onnan, ahol azokat speciális szakkönyvekben tárolják, és az információkat továbbítják a főkönyvbe. Kezdetben a mennyiségben teljesített tranzakciókat általában egy speciális főkönyvben, például az értékesítési főkönyvben rögzítik. Ezzel megakadályozza a főkönyvet, hogy több ezer tranzakció esetén részletesen el legyen tüntetve. A főkönyvben szereplő információkat ezután az egyes beszámolási időszakokra vonatkozó pénzügyi kimutatások halmazába összesítik.

Az egyik speciális főkönyvben szereplő információkat rendszeres időközönként összesítik, ekkor összefoglaló szintű bejegyzés készül és felkerül a főkönyvbe. Manuális könyvelési környezetben az összesítés rögzített időközönként, például naponta egyszer vagy havonta egyszer történhet meg. Például, ha a forráskönyv az értékesítési főkönyv, akkor az összesített könyvelési bejegyzés tartalmazhat terhelést a vevőkövetelés számláján, jóváírásokat az értékesítési számlán és a különféle forgalmi adókötelezettség-számlákon. Ha ezt a bejegyzést a főkönyvbe könyveli, akkor a leírás mezőbe bejegyzést lehet tenni, megjelölve azt a dátumtartományt, amelyre a bejegyzés vonatkozik. Ez akkor hasznos, ha további egyértelműséget biztosítunk a főkönyv felhasználói számára, akik bizonyos tranzakciókat kutatnak.

Számítógépes könyvelési környezetben a főkönyvbe történő könyvelés észrevétlen lehet. A szoftver egyszerűen, rendszeres időközönként, vagy megkérdezi, hogy szeretne-e könyvelni, majd automatikusan kezeli az alapul szolgáló főkönyvi könyvelést. Lehetséges, hogy a rendszer által generált jelentésekben még egy könyvelési tranzakció sem jelenik meg.

A főkönyvbe történő könyvelés nem fordul elő kisebb volumenű tranzakcióknál, amelyeket már a főkönyv rögzít. Például a tárgyi eszköz vásárlása olyan ritka lehet, hogy nincs szükség speciális főkönyvre ezeknek a tranzakcióknak a befogadására, ezért azokat közvetlenül a főkönyvben rögzítik.

Ha valaki részletes tranzakciót szeretne kutatni, akkor általában a pénzügyi kimutatások egyikével kezdi, lefordítja a megfelelő könyvet a főkönyvben, majd hivatkozik a szakkönyvre, amely részletes információkat tartalmaz a kérdéses tranzakcióról.