Bérszámfejtési eljárás

A bérszámfejtés több helyen is hibákat eredményezhet, ami részletes folyamatfolyamatot igényel, amely több kontrollt is tartalmaz. Ezzel az eljárással biztosítható, hogy a bérszámfejtést következetesen, ismétlődő módon kezeljék. A tényleges folyamatfolyamat némileg eltérhet az alábbiakban felsoroltaktól, mivel a kézi, számítógépes vagy kiszervezett bérszámfejtési megoldások használatában eltérések lehetnek. Az eljárás legvalószínűbb változata, beleértve a felelősségeket és az alapvető ellenőrzéseket, a következő:

  1. Frissítse az alkalmazottak törzsfájlját . A bérszámfejtő értesítést kap az alkalmazottak adatainak változásairól, amelyek befolyásolják a bérszámfejtést, például visszatartják a mentességeket és a bérráta-változásokat. Frissítse az alkalmazottak törzsfájlját a bérszámfejtő szoftverben ezekkel a módosításokkal.

  2. Állítsa be a fizetési időszakot . Ellenőrizze, hogy a bérszámfejtő modul a megfelelő fizetési időszakra van-e beállítva.

  3. Adja meg a ledolgozott időt . Adja meg az egyes munkavállalók által a bérszámfejtési rendszerben ledolgozott rendszeres és túlórák összegét. Ha a vállalat manuálisan kiszámítja a bérszámfejtést, akkor erre a lépésre és a következő lépésre nincs szükség. Ha a vállalat számítógépes időórákat használ az időmérési információinak összegyűjtéséhez, akkor az információkat közvetlenül a bérszámfejtő szoftverbe lehet továbbvinni.

  4. Adja meg a kézi befizetéseket . Adja meg azoknak a kézi fizetési csekkeknek az összegét, amelyeket még nem rögzítettek a bérszámfejtési rendszerben. Ezek lehetnek a korábbi időszakok fizetési kiigazításai, vagy az alkalmazottak kezdeti alkalmazásához vagy felmondásához kapcsolódó kifizetések.

  5. Számolja ki a felmondási díjat . Manuálisan számolja ki a céget elhagyó munkavállalónak fizetendő összeget, beleértve a fel nem használt nyaralási idejét és a végkielégítéseket is. Ez általában csak azokat az alkalmazottakat érinti, akik önként hagyták el a vállalatot, mivel a kényszerű felmondáshoz szinte azonnali fizetésekre van szükség, amelyek általában a szokásos bérszámfejtési időszakon kívül esnek.

  6. Módosítsa a levonásokat . Adja meg az alkalmazottak fizetéséből származó szokásos levonások bármilyen változását, például az egészségbiztosítás, a garnitúra és a jótékonysági hozzájárulás vonatkozásában.

  7. Számolja ki a fizetést . A szoftver dolgozza fel az adott időszak összes fizetési számítását. Ha a vállalat manuálisan kiszámítja a fizetést, akkor használja a szövetségi és az állami kormányok adótáblázatait az adó visszatartásának megfelelő összegének meghatározásához.

  8. Jelentések áttekintése . Ha a bérszámfejtést vagy kiszervezik, vagy bérszámfejtő szoftvert használ, nyomtassa ki a következő jelentéseket, és ellenőrizze az alapul szolgáló tranzakciókat, hogy vannak-e hibák. Feldolgozza újra a bérszámfejtést, amíg ezeket a problémákat kijavítják.

    • Negatív levonási jelentés (adatbeviteli hibát vagy csalást jelezhet)

    • Negatív adóbevallás (adatbeviteli hibát vagy csalást jelezhet)

    • Előzetes bérszámfejtés (a hibák felkutatásához használt kulcsdokumentum)

    • A fizetett bérek válogatott listája (a túlzottan magas vagy alacsony bérösszegekre összpontosítva az esetleg pontatlan ledolgozott órák vagy bérráták kiszűrésére)

    • A bérszámfejtés trendje osztályonként (jelezheti, hogy a béreket rossz osztálynak terhelik)

  9. Kifizetések kiadása . Miután a jelentések elemzése nem mutat további hibákat, dolgozza fel az alkalmazottaknak fizetett kifizetéseket.

  10. Kiadáskezelési jelentések (nem kötelező) . Adjon ki bérszámfejtési jelentéseket a menedzsmentnek, amelyek a most elkészült bérszámfejtéssel kapcsolatosak. Ilyen jelentések például a túlórák trendje az alkalmazottak szerint és a kompenzációs kiadások trendje az osztályok szerint.

  11. Adatok biztonsági mentése . A bérszámfejtés elkészítése után készítsen biztonsági másolatot a hozzá kapcsolódó adatokról. Ha a bérszámfejtést kiszervezik, ezt a szállító kezeli. Ha házon belüli szoftvert használnak, archiválja az adatokat. Ha kézi rendszert használ, helyezze a bérszámfejtést zárt tárolóba.

  12. Zárja le a periódust . A jogosulatlan változások elkerülése érdekében zárolja le a fizetési időszakot a bérszámfejtő modulban a most befejezett időszakra. Ez lényegében megegyezik a 2. lépéssel; a fizetési periódus zárolásával előre lépünk a következő fizetési időszakra.

  13. Betéti adók . Betéti adók befizetése és a kormánynak történő továbbításuk ellenőrzése. Ha a vállalat kiszervezte bérszámfejtését, ezt a lépést a szállító végzi.

  14. Tárolja a kártyákat . Nyújtsa be az időkártyákat a fizetési osztály közelében. Nagyon valószínű, hogy az alkalmazottak megkérdőjelezik fizetésüket, ebben az esetben a legfrissebb időkártyáknak könnyen hozzáférhetőknek kell lenniük felülvizsgálatra. Egy-két hónap elteltével az időkártyákat át lehet helyezni hosszabb távú tárolásra.

  15. Vizsgálja meg a hibákat . Ha bérszámfejtési problémák merülnek fel, biztos lehet abban, hogy az alkalmazottak megtalálják őket! Vizsgálja meg az összes felmerült tranzakciós hibát, és kezdeményezzen módosításokat azok folyamatos előfordulásának enyhítése érdekében. Ez magában foglalhatja az eljárások módosítását vagy új ellenőrzések bevezetését.