Költségszámla meghatározása

A költségszámla-koncepciónak két különböző jelentése van. Az egyik utazási és szórakozási költségekkel jár, a másik egy általánosabb fogalom, amely azonosítja a számlatípust. Mindkét meghatározást az alábbiakban jegyezzük meg.

A T&E költségszámla

A költségszámla az alkalmazottnak kifizetett pénzeszközökre utal, amelyeket azután utazási és szórakoztatási kiadásokra fordítanak. A költségszámla-alapokat kifizethetik azt az időpontot megelőzően, amikor azokat ténylegesen a cég üzleti tevékenységére fordítják, ebben az esetben az összegeket előlegnek nevezik. Alternatív megoldásként a pénzeszközök fizethetők válaszként arra, hogy egy munkavállaló benyújtja a költségelszámolást, ebben az esetben a pénzeszközöket megtérítésnek nevezik. Az előleget eredetileg forgóeszközként, míg a megtérítést azonnal felmerítik ráfordításként. Amikor egy alkalmazott bizonyítékot nyújt be az előleg felhasználásának módjáról, a forgó eszközt ráfordításként kell elszámolni.

A költségszámlához kapcsolódó készpénzfizetések összege általában a legnagyobb, ha egy alkalmazotthoz kapcsolódnak, aki függetlenül működik a vállalkozás belső műveleteitől, amelyre a legjobb példa az eladó. Ezeknek az egyéneknek elegendő finanszírozásra van szükségük ahhoz, hogy többet utazhassanak, mint más alkalmazottaknál szokás.

A költségszámla fogalmával vissza lehet élni akár több pénzeszköz elköltésével, mint amire egy körültekintő személynek szükség lenne, vagy előlegek befogadásával és a vállalkozás nevében történő készpénz felhasználásával. Következésképpen sok vállalkozás szigorú ellenőrzéseket vezet be a költségszámlák felhasználása felett, ideértve a költségjelentések, az utazási politikák, a teljesített kifizetések ellenőrzését és az előlegek eszköz-számlájának fennálló egyenlegének folyamatos felülvizsgálatát.

A költségszámla típusa

A főkönyvben használt számlák zöme költségszámla. Ez egyfajta ideiglenes számla, amelyen a gazdálkodó egységnek az elszámolási időszak alatt felmerült összes költségét tárolják. Így lehetnek költségszámlák a banki díjakról, az eladott áruk költségeiről, a közművekről és így tovább. Ezeket a számlákat ideiglenesnek tekintik, mivel azokat a pénzügyi év végén nullázzák, hogy helyet teremtsenek a következő pénzügyi évben az új kiadások nyilvántartására.