Petty pénztár

A kispénztári napló összefoglalja a kispénztári alap befizetéseit. Ezután a naplóban szereplő összegeket használják a cég főkönyvi naplóba történő bejegyzésének alapjául. Ez a folyóirat-bejegyzés felsorolja a csekély készpénzes kiadásokat költségtípusonként. A tipikus pénztárnapló egy előre nyomtatott nyomtatvány, talán egy irodai áruházból vásárolt. Balról jobbra általában tartalmaz egy sort, amelyben megadhatja az utalvány számát, az utalvány dátumát és az utalványon tételesen felsorolt ​​kiadások teljes összegét. Az űrlap ezután számos további oszloppal folytatódik a közös költségekkel kapcsolatban, például:

  • Kellékek

  • Étkezés

  • Postaköltség

  • Útiköltség

  • Más költségek

Az űrlap tartalmazhat egy alul található egyeztetési blokkot is, amelyen a kispénztári letétkezelő felsorolja a szokásos kispénz-egyenleget, a kispénztári naplóban felsorolt ​​kiadások összegét, valamint minden olyan készpénzhiányt vagy -többletet, amely nettó a fennmaradó tényleges készpénzegyenleghez a kispénztári alapban. A letétkezelőnek minden kitöltött utalványt inicializálnia kell.

Az eljárás, amelyben a kis pénztárnaplót használják, a következő:

  1. Az elszámolási időszak végén írja be az összes utalványt a pénztári naplóba. Minden utalványhoz adja meg az utalvány számát, dátumát, az összes kiadást és a ráfordítás típusát.

  2. Írja be az összes numerikus oszlop főösszegét az űrlap aljára.

  3. Töltse ki az egyeztetési blokkot, és közölje az esetleges csekély készpénzhiányt vagy többletet.

  4. Tűzze be az összes utalványt a folyóirat hátuljába.

  5. Továbbítsa a csomagot a főkönyvvezetőhöz.

  6. A főkönyvi jegyző létrehoz egy naplóbejegyzést, amely csökkenti a készpénz egyenleget az űrlap alján felsorolt ​​összesített teljes kiadással, és a különféle kiadások költségeit rögzíti azon az űrlapon, amelyre a bejegyzéseket tették.

  7. A főkönyvi hivatalnok továbbítja a naplót a pénztároshoz, aki utánpótlást biztosít a kispénztári letétkezelőnek, ezáltal visszaállítva a kiskereskedelmi egyenleget az eredeti kijelölt szintre.

A felhasználási időszak befejezése után a kispénztári naplót archiválják a vállalat dokumentummegsemmisítési politikájának megfelelően.