Pénzbevételi eljárás

A készpénz átvételének folyamata nagyon ütemezett, mert a csekkek feldolgozásának feladata ellenőrzésekkel van ellátva. Arra van szükség, hogy az ellenőrzéseket helyesen rögzítsék, haladéktalanul letétbe helyezzék, és ne lopják el vagy változtassák meg a folyamat során. A csekkbevételek feldolgozásának eljárása az alábbiakban ismertetésre kerül:

  1. Nyilvántartási csekkek és készpénz . Amikor megérkezik a napi postai kézbesítés, az összes beérkezett csekket és készpénzt rögzítse a postai terem csekkbevételi listáján. Minden beérkezett csekken adja meg a nyomtatványon a fizető fél nevét, a csekk számát és a befizetett összeget. Ha a nyugta készpénz volt, akkor adja meg a fizető fél nevét, ellenőrizze a „készpénzt?” mezőbe, és a befizetett összeget. Az összes sor kitöltése után írja be a főösszeget az űrlap alján található „Összes bevétel” mezőbe. Aláírja az űrlapot, és adja meg a csekkek és készpénz átvételének dátumát. Ezenkívül minden beérkezett csekken pecsételje meg a „kizárólag betétként” és a cég bankszámlaszámát; ez megnehezíti valakinek a csekk kitermelését és más bankszámlára történő befizetését.

  2. Határidős kifizetések . Helyezzen be minden csekket, készpénzt és a postai csekkbevételi lista egy példányát egy biztonságos irodaházba. Kézzel juttassa el a pénztárhoz a könyvelési osztályon. A pénztáros a tasakban lévő összes elemet hozzáigazítja a postafiók ellenőrzési nyugtájának listájához, iniciálja a lista egy példányát, és a másolatot irodai levélben visszaküldi a postaterembe. A postatermék munkatársai ezután dátum szerint benyújtják az inicializált példányt.

  3. Készpénz alkalmazása a számlákra . Nyissa meg a számviteli szoftvert, hívja ki a ki nem fizetett számlákat az érintett ügyfél számára, és alkalmazza a készpénzt az ügyfél minden kifizetését kísérő átutalási tanácsban feltüntetett számlákra. Ha nincs utalás arra, hogy melyik számlát kell jóváírni, akkor a befizetést rögzítse vagy külön számlán, vagy fel nem használtként, de annak az ügyfélnek a számláján belül, akitől származik. Ez utóbbi esetben készítsen fénymásolatot a csekkről, és egy későbbi időpontban őrizze meg alkalmazás céljából, hogy a csekket még az aktuális napon letétbe helyezhesse.

  4. Egyéb készpénz könyvelése (opcionális) . Néhány készpénz vagy csekk alkalmanként megérkezik, amelyek nem kapcsolódnak a ki nem fizetett követelésekhez. Például előfordulhat, hogy az ügyfél előre fizet, vagy visszatérít egy betétet. Ezekben az esetekben rögzítse a nyugtát a könyvelési rendszerben, a fizetési ok megfelelő dokumentációjával együtt.

  5. Készpénz befizetése . Rögzítse az összes csekket és készpénzt egy betéti bizonylaton. Hasonlítsa össze a befizetési bizonylaton szereplő összeget a postatér ellenőrzési nyugták listáján szereplő összeggel, és egyeztesse az esetleges különbségeket. Ezután tárolja a csekkeket és a készpénzt lezárt tasakban, és szállítsa a bankba.

  6. Egyezik a banki nyugtával . A csekkek és készpénz kézhezvétele után a bank nyugtát állít ki róla. A kasszán kívül másnak össze kell hasonlítania ezt a nyugtát a betéti bizonylaton szereplő összeggel, és össze kell egyeztetnie a különbségeket. Hasznos lehet a nyugtát összekötni a befizetési bizonylat másolatával, és benyújtani a dokumentumokat, igazolva, hogy az egyeztetési lépés befejeződött.