A kispénztári rendszer

A kispénztári rendszer olyan politikák, eljárások, ellenőrzések és formák összessége, amelyet a vállalat különféle szükségletek, például irodaszerek és szolgáltatások céljából készpénz kiadására használ. A kispénztári rendszer felállításának alapvető folyamata:

  1. Hely . Döntse el, hogy hol helyezik el a készpénzt. Lehet, hogy egyetlen az egész vállalat számára, vagy esetleg egy épületenként vagy osztályonként.

  2. Finanszírozás . Döntse el a kispénztári alap nagyságát az egyes helyeken. Ez általában 100 és 500 dollár között mozog. Tekintettel a kiskereskedelmi lopás nagy kockázatára, általában jobb, ha nem hozunk létre túl nagy kiskereskedelmi alapokat, annak ellenére, hogy a kisebbeket gyakrabban kell pótolni.

  3. Letéteményes . Kinevezzen kispénztári letétkezelőket. Ezek általában adminisztratív személyzet, akik a nap nagy részében a helyszínen tartózkodnak, és elegendő irodai készséggel rendelkeznek ahhoz, hogy a szükséges mennyiségű nyilvántartást nagy pontossággal megtartsák.

  4. Dobozok . Állítson be zárt kispénztárakat vagy zárt asztali fiókokat, beleértve a készpénz-utalványokat is. Szükség lehet egy riasztás létrehozására, amely akkor szól, ha egy dobozhoz vagy fiókhoz nem megfelelő hozzáférést biztosítanak.

  5. Utalványok . Vásároljon kis készpénzes utalványokat egy irodai áruházból. Nincs szükség egyéni űrlap létrehozására.

  6. Alap apró pénztárak . Vigye a kijelölt készpénzmennyiséget minden kispénztárba, és az átutalást a főkönyvben készpénzmozgásként külön külön kisszámlára vezesse.

  7. Képzés . Képezze ki a kispénztári letétkezelőket, hogyan értékeljék a kispénzkérelmeket, hogyan töltsék ki az utalványokat készpénzfizetés ellenében, és mikor kérjenek pótpénzt, ha alacsony a készpénzszint.

  8. Megbékélés . Végezzen el egy eljárást, amelynek során egy könyvelő rendszeresen megvizsgálja az egyes kis pénztárakban lévő készpénz és bevételek összegét, hogy meggyőződjön arról, hogy a teljes összeg megegyezik-e a dobozra megállapított eredeti finanszírozás összegével, és hogy összehangolja az esetleges eltéréseket.

  9. Feltöltés és nyilvántartás . Végezzen el egy eljárást, amelynek során a pénztáros minden kis pénztárban feltölti a készpénz mennyiségét, a kispénztári letétkezelők kérésére. Ez magában foglalja az összes kiadás összesítését és rögzítését a főkönyvben.

A kispénztári rendszernek elegendő számú ellenőrzést kell tartalmaznia annak a kockázatnak a mérséklése érdekében, hogy a készpénzt ellopják, vagy helytelen visszatérítési kérelmekért adják, vagy hogy a kis készpénzes kiadásokat helytelenül rögzítik. Időről időre át kell tekintenie a felmerült kontrollproblémákat, hogy lássa, az ellenőrzési rendszert ki kell-e igazítani a veszteség kockázatának csökkentése érdekében.

A kispénztári rendszert sok vállalat felváltotta beszerzési kártyákkal, amelyek a vállalkozás által ellenőrzött hitelkártyák. A beszerzési kártyáknak egyedülálló előnye, hogy a könnyen hozzáférhető készpénzt eltávolítják a vállalat telephelyéről. Egy másik alternatíva az, ha az alkalmazottak saját tőkéből vásárolnak tárgyakat, majd költségjelentésekkel térítik meg az alkalmazottaknak. Az utóbbi lehetőség használata esetén ösztönözze az alkalmazottakat, hogy gyakran nyújtsanak be költségjelentéseket, így sokáig nem finanszírozzák a vállalat kiadásait. Ez azt is jelenti, hogy a benyújtott költségjelentéseket a lehető leggyorsabban fel kell dolgozni.