Ghost kártyák

Problémák a vállalati beszerzési kártyákkal

Számos szervezet engedélyezi alkalmazottai számára, hogy személyes hitelkártyákat használva árukat és szolgáltatásokat vásároljanak a vállalkozás nevében, amiért visszatérítést kapnak. Ez a megközelítés kockázatot jelent az alkalmazottakra nézve, mivel a vállalat dönthet úgy, hogy nem téríti meg őket, vagy a pénzhiány késleltetheti a visszatérítést. A magasabb szintű kifinomultság, amely elkerüli ezt a problémát, a vállalati beszerzési kártyák kiadása egyes alkalmazottak számára, amely lehetővé teszi számukra, hogy bizonyos típusú vásárlásokat végezzenek, amelyekért a vállalat közvetlenül fizet.

Ha ezek a vásárlási módszerek bármelyike ​​megengedett, az alkalmazottak nagyjából bárkitől bármit megvásárolhatnak, ami megkerülheti a vállalat beszerzési szabályait a preferált beszállítók rövid listájának kezelésével kapcsolatban. Ezenkívül a beszerzési kártyákat jellemzően csak egyének kis csoportjának osztják szét, így mindenki más megbízható beszerzési módszer nélkül marad kisebb cikkeknél, kivéve a vállalat által történő visszatérítést.

A Szellemkártya

A harmadik vásárlási lehetőség, amely elkerüli az első két lehetőség problémáit, a szellemkártya. A szellemkártya egyszerűen egy hitelkártyaszám, amely az egyes vállalati részlegekre jellemző, és bárki használhatja az adott részlegen. Az egyes kártyákon végrehajtott vásárlások ezt követően visszautalják azt a részleget, amelynek a kártyát kiadták.

A szellemkártya koncepció megkönnyíti a megvásárolt cikkek költségeinek hozzárendelését az egyes részlegekhez, ugyanakkor több alkalmazott számára is hozzáférést biztosít ehhez a vásárlási lehetőséghez. Ez a megközelítés felgyorsítja azt az arányt is, amellyel a vállalat tudomást szerez az alkalmazottak vásárlásairól; A megtérítésre benyújtott költségeket néha nem továbbítják hónapokig fizetendő számlákra.

A kiválasztott szállítóknak akár szellemkártya is kiadható. Ezek a beszállítók egyszerűen felszámítják az összes rajtuk keresztül végrehajtott vásárlás kártyaszámát, ami csökkenti az egyes vásárlásokhoz általában kapcsolódó papírokat.

Végül a szellemkártya-szolgáltatónak képesnek kell lennie arra, hogy a vásárlások adatait közvetlenül a vállalati elszámolási rendszerbe helyezze, így a fizetési kötelezettségek személyzetének nincs szükség adatbevitelre.

A szellemkártya hátránya, hogy a volt alkalmazottak még megpróbálhatják használni; ez nem így lenne, ha külön közbeszerzési kártyát állítottak volna ki nekik, mivel a kártyát nyugdíjazták, és számát deaktiválták, amikor kiléptek a vállalattól.