A feladatok szétválasztásának koncepciója tiltja a felelősség egy személyre történő átruházását az eszközök megszerzéséért, letétkezeléséért és a kapcsolódó nyilvántartás vezetéséért. Például egy személy adhat megrendelést eszközvásárlásra, de egy másik személynek be kell jegyeznie a tranzakciót a könyvelési nyilvántartásba. A feladatok elkülönítésével sokkal nehezebb elkövetni a csalást, mivel ehhez legalább két embernek együtt kell működnie - ami sokkal kevésbé valószínű, mint ha egy személy felelős a számviteli tranzakciók minden aspektusáért.
Példák a feladatok szétválasztására:
Készpénz . Egy személy csekkeket tartalmazó borítékokat nyit ki, egy másik pedig a csekkeket rögzíti a könyvelési rendszerben. Ez csökkenti annak kockázatát, hogy a csekkeket kivonják a vállalatból és letétbe helyezik egy személy saját folyószámlájára.
Követelések . Egy személy nyilvántartja az ügyfelektől kapott készpénzt, és egy másik személy hitelkártyákat készít az ügyfeleknek. Ez csökkenti annak kockázatát, hogy egy alkalmazott átirányítja a beérkező fizetést az ügyféltől, és a lopást egy megfelelő jóváírással fedezi az adott ügyfél számlájára.
Készlet . Egy személy árukat rendel a beszállítóktól, egy másik pedig a beérkezett árukat a könyvelési rendszerbe bejegyzi. Ez megakadályozza, hogy a vásárló elterelje a bejövő árukat saját felhasználására.
Bérszámfejtés . Egy személy összeállítja a bruttó fizetési és nettó fizetési információkat egy bérszámfejtéshez, egy másik pedig ellenőrzi a számításokat. Ez megakadályozza, hogy a bérszámfejtő mesterségesen növelje egyes alkalmazottak javadalmazását, vagy hamis alkalmazottakat hozzon létre és fizessen.
A feladatok szétválasztásával az a probléma, hogy sokkal kevésbé hatékony és időigényesebb, mint ha egyetlen személy felelne az ügylet minden aspektusáért. Ezért meg kell vizsgálnia az ellenőrzési szint növelése és a hatékonyság csökkentése közötti kompromisszumot, amikor eldönti, hogy bizonyos területeken végrehajtja-e a vámok elkülönítését. Lehetséges, hogy az irányítás javulása nem elegendő a csökkent hatékonyság szintjének ellensúlyozására.
A feladatok szétválasztásával kapcsolatos tévhit az, hogy csökkenti a számviteli hibák számát. Ez csak akkor történik meg, ha ismétlődő adatbevitel van, vagy ha több ember ellenőrzi egymás munkáját. Nem ez a célja a feladatok szétválasztásának koncepciójának, amely bizonyos feladatok átadását célozza egy személynek, más feladatokat pedig másoknak - a koncepciót nem a feladatok megkettőzésére tervezték, így a számviteli hibák valószínűleg nem csökkennek .
Hasonló feltételek
A feladatok szétválasztása más néven a feladatok szétválasztása.
