Számlaelemzés

A számlaelemzés magában foglalja a számlát tartalmazó részletes sorok vizsgálatát. A számlaelemzés különösen gyakori a mérlegben szereplő számlák esetében, mivel ezek valós számlák, amelyek egyenlege évről évre folytatódik. Megfelelő számlaelemzés nélkül ezek a számlák általában olyan összegeket halmoznak fel, amelyeket a múltban valamikor meg kellett volna tisztítani. Ha egy vállalat külső könyvvizsgálói az ellenőrzés során megtalálják ezeket a problémákat, akkor megkövetelik a megjelölt tételek leírását, ami váratlan bevételcsökkenést eredményez. A tömeges leírások megakadályozása érdekében a legjobb gyakorlat az, hogy a mérlegszámlák tartalmát az év folyamán rutinszerűen megvizsgálja. A nagyobb számlákat havonta, míg a kisebb számlákat csak negyedévente lehet felülvizsgálni.

A számlaelemzés elvégezhető az eredménykimutatást tartalmazó névleges számlákon is. Ezeket a számlákat azonban minden pénzügyi év végén felhalmozzák az eredménytartalékként, így ezekre a számlákra kevés lehetőség nyílik szokatlan tételek felhalmozására. Ezenkívül az ilyen elemzés tipikus eredménye csak az, hogy egy bevételi vagy ráfordítási tételt a rossz bevételi vagy ráfordítási számlán könyveltek el; a tételnek egy másik számlára történő áthelyezése nincs nettó hatással a gazdálkodó egység által jelentett nyereségre vagy veszteségre. Így a számlaelemzést leginkább a mérlegszámlákon alkalmazzák.

A számlaelemzés elvégzésének jó módja a fiók tartalmának tételes felosztása egy elektronikus táblázat egyetlen munkalapjára, és a hónap végi dátum hozzárendelése az adott munkalap oldalához. Egyeztesse a munkalap részleteit a számlaegyenleggel. Amikor a következő fiókelemzést ugyanarra a fiókra hajtja végre, másolja a munkalap tartalmát egy új munkalapra, címkézze meg az oldalt az új hónap végi dátummal, és egyeztesse újra a fiókot. Ezzel a megközelítéssel megőrzi a fiók tartalmát, hónapról hónapra, ameddig csak akarja. Ez hasznos a korábbi számviteli kérdések kutatásához, és felhasználható az auditorok által a pénzügyi év végét követő kérdések megválaszolására.

A számlaelemzés további előnye, hogy az ellenőrzéseket végző személy szokatlan kiadásokat észlelhet és felhívhatja őket a menedzsment figyelmére. Ez bizonyos kiadások megszüntetését, esetleg a vállalkozással szemben elkövetett csalások azonosítását eredményezheti. A számlák egyenlegének trendvonalon történő felülvizsgálata az elmúlt években jó módszer ezeknek a rendellenességeknek a felderítésére.

A költségelszámolás során a számlaelemzési kifejezést használják a számla állandó és változó költségkomponenseinek meghatározására is, ami hasznos a járulékfizetési fedezet elemzéséhez és a rugalmas költségvetések összeállításához.