Tisztítsa meg a szállító törzsfájlját

Az eladó törzsfájlja a vállalat beszállítóiról szóló jelentős mennyiségű információ tárháza, amelyeket beszállítói számlák kifizetésére és vételi megbízások kiállítására használnak fel. Ha egy vállalkozásnak még viszonylag kevés beszállítója van, akkor a hibák jelentős része fokozatosan bekúszik az eladó törzsfájljába. Íme néhány javasolt módszer a fájl tisztítására:

  • Rendszeresen nyomtasson minden beszállítóról egy jelentést, amely bemutatja a szállító törzsfájljában használt összes mezőt. Vizsgálja meg, hogy a jelentésben hiányoznak-e a fontosabb mezők, például az adószámok és az adófizetők azonosító száma (TIN).

  • Nyomtassa ki a beszállítók listáját név szerint rendezve, és keressen olyan duplikált neveket, amelyek jelzik az ismétlődő rekordok jelenlétét. Határozza meg, hogy ezek közül a rekordok közül melyeket archiválja, és jelölje meg, hogy nem használhatók fel újra.

  • Nyomtasson ki egy jelentést, amely bemutatja a beszállítóknak az elmúlt két évben történt kifizetéseket. Ha ebben az időszakban nem történt tevékenység, jelölje meg a kapcsolódó szállítói törzsfájlokat archiválva.

  • Hasonlítsa össze a legújabb szállítók rögzített adófizetői azonosító számait az IRS webhelyének TIN-egyeztetési programjával, hogy ellenőrizze a rögzített számok helyességét. Frissítsen minden téves információt.