Bérszámfejtés belső kontrolljai

Általános bérszámfejtés

Fontolja meg a következő vezérlők használatát szinte az összes bérszámfejtési rendszerhez, függetlenül attól, hogy az időmérési információk felhalmozódnak, vagy hogyan fizetnek az alkalmazottak:

  • Ellenőrzés . Belső vagy külső ellenőrök végezzenek időszakos ellenőrzést a bérszámfejtésről annak ellenőrzésére, hogy a bérszámfejtéseket megfelelően számolják-e, a fizetett alkalmazottak továbbra is a vállalatnál dolgoznak, az időnyilvántartások megfelelően halmozódnak-e stb.

  • Engedélyek módosítása . Csak akkor engedélyezheti a munkavállaló családi állapotának, visszatartási juttatások vagy levonások megváltoztatását, ha a munkavállaló erre vonatkozó írásbeli és aláírt kérelmet nyújtott be a társasághoz. Ellenkező esetben nincs bizonyíték arra, hogy az alkalmazott változtatásra vágyott volna. Ugyanez a szabályozás vonatkozik a menedzser által kért bármilyen fizetési arány-változásra.

  • Nyomon követési napló módosítása . Ha számítógépes bérszámfejtő modullal házon belül dolgozza fel a bérszámfejtést, aktiválja a változáskövetési naplót, és győződjön meg arról, hogy a hozzáférés csak jelszóval védett felületen keresztül érhető el. Ez a napló nyomon követi a bérszámfejtési rendszerben végrehajtott összes változást, ami nagyon hasznos a téves vagy csalárd bejegyzések felkutatásához.

  • Hibaellenőrzés a jelentésekben . A bérszámfejtési hibák bizonyos típusai olyan jelentések futtatásával észlelhetők, amelyek csak azokat az elemeket mutatják be, amelyek kívül esnek a bérszámfejtési eredmények szokásos eloszlásán. Ezek nem feltétlenül jeleznek bizonyos hibákat, de az alapul szolgáló hibák valószínűsége nagyobb a jelentett tételeknél. A bérszámfejtőnek vagy a bérszámfejtési tevékenységekben részt nem vevő harmadik félnek futtatnia és felül kell vizsgálnia ezeket a jelentéseket.

  • Költség trendvonalak . Keresse meg a pénzügyi kimutatásokban a bérszámfejtéssel kapcsolatos kiadások ingadozásait, majd vizsgálja meg az ingadozások okait.

  • Fizetési jelentést ad ki a felügyeleteknek . Küldje el az alkalmazottaknak szóló kifizetések listáját az egyes osztályvezetőknek, kérve, hogy ellenőrizzék a kifizetések helyes összegét és ismeretlen neveket. Megállapíthatják azokat a kifizetéseket, amelyeket a munkavállalóknak fizetnek, akik már nem dolgoznak a vállalatnál.

  • Korlátozza a nyilvántartásokhoz való hozzáférést . Az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében zárolhatja az alkalmazottak fájljait és a bérszámfejtési adatait bármikor, amikor azokat nem használják. Használjon jelszóvédelmet, ha ezeket a rekordokat on-line tárolják. Ez az óvintézkedés nem csupán az, hogy megakadályozza, hogy valaki hozzáférjen egy másik alkalmazott nyilvántartásához, hanem az is, hogy megakadályozza a nyilvántartások (például a fizetési ráta) jogosulatlan módosítását.

  • A feladatok szétválasztása . Engedje meg, hogy az egyik személy készítse elő a bérszámfejtést, egy másik engedélyezze, másik pedig hozzon létre kifizetéseket, ezáltal csökkentve a csalás kockázatát, hacsak nem többen összejátszanak. Kisebb cégekben, ahol nincs elegendő személyzet a feladatok megfelelő elkülönítéséhez, legalább ragaszkodjanak ahhoz, hogy valaki ellenőrizze és engedélyezze a bérszámfejtést, mielőtt a munkavállalóknak kifizetést küldenek.

Bérszámfejtési vezérlők

A lehetséges ellenőrzések alábbi listája olyan kérdésekkel foglalkozik, mint a hiányzó munkaidő-nyilvántartások, a helytelen ledolgozott idő és a helytelen bérszámítások. Ők:

  • Automatizált időmérő rendszerek . A körülményektől függően fontolja meg a számítógépes időóra telepítését. Ezeknek az óráknak számos beépített vezérlője van, például csak lehetővé teszik az alkalmazottak számára a kijelölt műszakok be- és kikapcsolását, a felügyelet felülbírálása nélkül nem engedélyezik a túlórákat, és (biometrikus órák esetén) kiküszöbölik a haverok ütésének kockázatát. Ezenkívül el kell küldenie az ezen órák által generált kivételjelentéseket a felügyelőknek felülvizsgálatra.

  • A számítás ellenőrzése . Ha manuálisan számolja ki a bérszámfejtést, akkor kérjen egy másik személyt, hogy ellenőrizze az összes számítást, beleértve a ledolgozott órákat, az alkalmazott fizetési rátákat, az adólevonásokat és a visszatartásokat. Egy második személy nagyobb valószínűséggel végez alapos vizsgálatot, mint az, aki a számításokat készítette.

  • Ledolgozott órák ellenőrzése . Mindig legyen egy felügyelő, aki jóváhagyja az alkalmazottak ledolgozott óráit, hogy megakadályozza az alkalmazókat abban, hogy több időt töltsenek fel, mint amennyit ténylegesen dolgoztak.

  • Illessze össze a bérszámfejtést az igazoló dokumentumokkal . A bérszámfejtő nyilvántartja a bruttó béreket, levonásokat és a nettó fizetést, így ez egy jó összefoglaló dokumentum is, amelyből visszaigazolás céljából visszavezethetők az igazoló dokumentumokhoz.

  • Párosítsa az időkártyákat az alkalmazottak listájához . Jelentős a kockázata annak, hogy az alkalmazott nem fordul be időben a munkaidő-nyilvántartásba, és ezért nem kap fizetést. A probléma elkerülése érdekében nyomtassa ki az aktív alkalmazottak listáját a bérszámfejtés kezdetén, és ellenőrizze a listán szereplő neveket, amikor megkapja a munkaidő-nyilvántartásaikat.

  • A túlórázás ellenőrzése . Még ha nem is követeli a felügyelőktől az alkalmazottak által ledolgozott órák jóváhagyását, legalább a felügyelők hagyják jóvá a ledolgozott túlórákat. Ezekhez az órákhoz fizetési prémium társul, így a vállalat költségei magasabbak, csakúgy, mint az alkalmazottak kísértése, hogy igényt tartsanak rájuk.

  • Fizetési változás jóváhagyása . Fontolja meg, hogy nem csak egy jóváhagyási aláírást kell megkövetelni a munkavállaló bérének megváltoztatásához, hanem két aláírást is - egyet az alkalmazott felügyelője, egy másikat pedig a következő magasabb szintű felügyelő. Ez csökkenti az összejátszás kockázatát a bérarányok megváltoztatásában.

Ellenőrizze a fizetési ellenőrzéseket

Amikor csekkel fizet az alkalmazottaknak, több ellenőrzésre van szükség a csalás és a különféle hibák kockázatának csökkentése érdekében. A legfontosabb vezérlők a következők:

  • Aláírási engedélyek frissítése. Amikor a csekk-aláírók elhagyják a céget, távolítsák el őket az engedélyezett csekk-aláírók listájáról, és továbbítsák ezeket az információkat a banknak. Ellenkező esetben még aláírhatnák a céges csekkeket.

  • Kézi ellenőrzések az alkalmazottaknak . Ahol lehetséges, kézi ellenőrzéseket közvetlenül az alkalmazottaknak. Ezzel megakadályozza a csalások olyan típusát, amikor a bérszámfejtő csekket készít egy szellem alkalmazottjának, és zsebre teszi a csekket. Ha ez a kontroll nem túl hatékony, fontolja meg a csekkek eseti elosztását manuálisan.

  • Zároljon felosztatlan fizetéseket . Ha közvetlenül az alkalmazottaknak ad ki fizetési csekket, és valaki nincs jelen, akkor zárja biztonságos helyen a csekkjét. Ellenkező esetben egy ilyen csekket ellophatnak és befizethetnek.

  • Címek egyezése . Ha a vállalat csekkeket küld az alkalmazottainak, egyeztesse az ellenőrzéseken szereplő címeket az alkalmazottak címével. Ha egynél több csekk folyik ugyanarra a címre, annak az lehet az oka, hogy egy bérszámfejtő a hamis alkalmazottak illegális kifizetéseit az ő címére irányítja.

  • Bérszámfejtési számla . Az alkalmazottaknak külön folyószámláról kell fizetnie, és ezt a számlát csak a kifizetett csekkek összegében kell finanszíroznia. Ezzel megakadályozza, hogy valaki meglévő fizetéskor csalárd módon növelje az összeget, vagy teljesen újat hozzon létre, mivel a számlán lévő összeg nem lesz elegendő a megváltozott csekk kifizetéséhez.

Megállapíthatja, hogy több vezérlő támasztja alá egymást, így a több vezérlőből eredő átfedések vannak. Ezekben az esetekben biztonságosan kiküszöbölhet néhány ellenőrzést, tudván, hogy más ellenőrzések továbbra is mérséklik a veszteség kockázatát.