Kicsi készpénz könyvelés

A készpénz egy kis összegű készpénz, amelyet a vállalat helyiségében tartanak kisebb készpénzigények kifizetésére. Például ezekre a fizetésekre az irodaszerek, kártyák, virágok stb. A készpénzt egy kis készpénzes fiókban vagy dobozban tárolják, ahol a legnagyobb szükség van rá. Egy nagyobb vállalkozásban több kispénztári hely is lehet, valószínűleg épületenként egy vagy akár osztályonként egy. Külön könyvelési rendszert alkalmaznak a kis készpénzes tranzakciók nyomon követésére.

A Petty Cash System

A kispénztári alap létrehozásához a pénztáros ellenőrzi az adott kispénztári alaphoz rendelt finanszírozás összegét (általában néhány száz dollárt). Alternatív megoldásként a pénztáros egyszerűen kiszámíthatja a készpénz alapját, ha elegendő számla és érme van a helyszínen. A kezdeti pénztárnapló-bejegyzés a kispénztári számla terhelése és a készpénzszámla jóváírása.

A kispénztári letétkezelő ezután folyósítja az alapból a készpénzt, cserébe a kiadásokkal kapcsolatos bevételek ellenében. Ezen a ponton nincs naplóbejegyzés; ehelyett a kispénztári pénztár egyenlege tovább csökken, miközben a bevételek száma tovább növekszik. A bevételek és a fennmaradó készpénz teljes összegének mindenkor meg kell egyeznie a kis készpénz-finanszírozás kezdeti összegével. A rögzítési hibák és lopások azonban eltérést eredményezhetnek a kezdeti finanszírozási összegtől.

Amikor a készpénzalap egyenlege kellően minimális szintre csökken, a kispénztári letétkezelő több pénzt kér a pénztártól. Ez a letétkezelő által felhalmozott összes bevétel összegzésének formájában történik. A pénztáros új csekket hoz létre a nyugták összegében, és kicseréli a csekket a nyugtákra. A kispénztári napló bejegyzése a kispénztári számla terhelése és jóváírás a pénztári számlán.

A kispénztári letétkezelő újratölti a kispénztár-fiókot vagy -dobozt, amelynek tartalmaznia kell az alap számára kijelölt eredeti készpénzmennyiséget. A pénztáros naplóbejegyzést készít az apró pénztári bizonylatok rögzítésére. Ez a kiskereskedelmi számla jóváírása, és valószínűleg több különböző költségszámlát terhel meg, például az irodai cikkeket (attól függően, hogy mit vásároltak a készpénzzel). A csekély pénzszámla egyenlegének most meg kell egyeznie azzal az összeggel, amelynél kezdte.

A valóságban a kis készpénzszámla egyenlege magasabb, mint a kis pénztárban ténylegesen lévő készpénz mennyisége, mivel a dobozban lévő készpénzt folyamatosan folyósítják. A különbség azonban annyira kicsi, hogy teljesen lényegtelen a pénzügyi kimutatások eredményeit illetően. Így a különbség csak akkor egyeztethető össze, ha a kis pénztárat fel kell tölteni.

Példa a Petty Cash könyvelésre

Egy társaság létrehoz egy kis pénztárat, amelyet kezdetben 300 dollárral finanszíroz. A bejegyzés a következő: