Forrásdokumentumok

A forrásdokumentumok az üzleti tranzakciók fizikai alapját képezik. A forrásdokumentumokat általában megőrzik bizonyítékként, amikor a könyvvizsgálók később átnézik a vállalat pénzügyi kimutatásait, és ellenőrizniük kell, hogy valóban tranzakciók történtek-e. Általában a következő információkat tartalmazzák:

  • Egy üzleti tranzakció leírása

  • A tranzakció dátuma

  • Egy meghatározott pénzösszeg

  • Engedélyező aláírás

Sok forrásdokumentumot is bélyegeznek, hogy jelezzék a jóváhagyást, vagy amelyekre felírják az aktuális dátumot vagy az alapul szolgáló tranzakció rögzítéséhez használandó számlákat.

A forrásdokumentumnak nem feltétlenül papír alapú dokumentumnak kell lennie. Elektronikus is lehet, például a munkavállaló által ledolgozott órák elektronikus nyilvántartása, amelyet okostelefonon keresztül vezetnek be a vállalat időmérési rendszerébe.

A pénzügyi nyilvántartásban szereplő forrásdokumentumok és a hozzájuk kapcsolódó üzleti tranzakciók például:

  • Számlakivonat . Ez számos kiigazítást tartalmaz a társaság készpénzállományának könyv szerinti egyenlegére, amelyre a társaságnak hivatkoznia kell, hogy nyilvántartásait összhangba hozza a bankéval.

  • Pénztárgép szalag . Ezt fel lehet használni a készpénzértékesítés bizonyítékaként, amely alátámasztja az adásvételi tranzakció nyilvántartását.

  • Hitelkártya nyugta . Ez bizonyítékként szolgálhat a készpénzből történő pénzeszközök folyósítására.

  • Lockbox check képek . Ezek a képek támogatják az ügyfelektől érkező készpénzbevételek rögzítését.

  • Csomagolási cédula . Ez leírja az ügyfélnek szállított tételeket, és így támogatja az eladási tranzakció rögzítését.

  • Értékesítési megrendelés . Ez a dokumentum fuvarlevéllel és / vagy csomagolási listával együtt felhasználható az ügyfelek számlázására, ami viszont adásvételi tranzakciót generál.

  • Beszállítói számla . Ez egy forrásdokumentum, amely támogatja a készpénz, csekk vagy elektronikus beszállítás kiadását a szállító számára. A szállítói számla egy kiadás, készletelem vagy tárgyi eszköz nyilvántartását is támogatja.

  • Időkártya . Ez támogatja a munkavállaló számára fizetési vagy elektronikus fizetés kiállítását. Ha az alkalmazottak óráit számlázzák az ügyfeleknek, akkor az az ügyfélszámlák létrehozását is támogatja.

Például egy vállalat tanácsadói tevékenységet folytat. felhalmozza a ledolgozott munkaórákra vonatkozó információkat az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartásaiból, amelyeket azután az ügyfélszámlák tartalmaznak, amelyek viszont eladási és követelés-tranzakció létrehozását eredményezik. Így ebben a helyzetben a munkaidő-nyilvántartás az értékesítési tranzakció forrásdokumentuma.

Számos lehetséges szabályozás használható annak kockázatának csökkentésére, hogy a forrásdokumentumok nem kerülnek megfelelően rögzítésre egy könyvelési rendszerben. Az egyik gyakoribb ellenőrzés a dokumentumok előszámozása, hogy a hiányzó dokumentumokat könnyebben lehessen nyomon követni. Egy másik ellenőrzés az, hogy a számlák egyenlegét össze kell egyeztetni az alátámasztó forrásdokumentumokkal, hogy lássák, vagy egyes dokumentumokat nem vettek nyilvántartásba, vagy úgy tűnik, hogy a számlákon rögzített egyes tranzakcióknak nincsenek alátámasztó forrásdokumentumai.

Különféle rendeletek előírják, hogy néhány forrásdokumentumot több évig meg kell őrizni. Ésszerű lehet ezeket a dokumentumokat a jogszabályoktól függetlenül megőrizni, ha csak bizonyítékokat szolgáltatunk per esetén, vagy jobb ügyfélszolgálatot nyújtunk. Ezen okokból a vállalatnak olyan dokumentummegsemmisítési politikát kell elfogadnia, amely szigorúan ellenőrzi a forrásdokumentumok aprítását vagy egyéb formájának megszüntetését, amíg bizonyos évek el nem telnek.