Hitelkártyás fizetés rögzítése

A hitelkártyás fizetés rögzítése magában foglalja a hitelkártya-kimutatásból származó információk részletes bevitelét a vállalat könyvelési rendszerébe. Amikor a hitelkártya-feldolgozó hitelkártya-kimutatást nyújt be egy vállalatnak, akkor a vállalatnak lényegében egy nagy számlát mutatnak be, amely sok sort tartalmaz a vásárlások széles skálájához. Mivel a kimutatás tartalma ennyire változatos lehet, nehéz egyetlen alapértelmezett terhelési kódot rendelni a számlához (ahogy ez a legtöbb más beszállítónál történik, akik általában a vásárlások kis körével vannak társítva). Ehelyett a szállítói kötelezettségek bevitelével foglalkozó személyzetnek át kell dolgoznia ezeket a kimutatásokat, és a kiadások típusa alapján manuálisan kell rendelnie az egyes sorokhoz a díjkódokat.Alternatív megoldásként ezeket a kimutatásokat továbbítani kell a kártya használóinak, és meg kell adniuk a szükséges információkat, bár ez a megközelítés késlelteti a fizetések feldolgozását.

Az elszámolható alkalmazottak rendelkezésére lehet bocsátani a számlák standard listáját, amelyekhez számlázott tételeket rendelnek, mivel a hitelkártyával vásárolt tételek típusai meglehetősen szabályosak. Példák a gyakran vásárolt termékekre:

  • Utazás és szórakozás

  • Irodaszerek

  • Az eladott áruk költsége

  • Előfizetések

Az előző tételek bármelyikének költségelszámolásának ellentételezése a tartozások.

Miután elszámolták a szállítói kötelezettségek rendszerével, végül csekkes fizetést hajtanak végre a hitelkártya-kivonaton feltüntetett összegben (plusz vagy mínusz az esetleges kiigazítások), ahol a beszámlázási számlán terhelés és a készpénzes számlán van jóváírás. Az átutalási tanácsokat ezután eltávolítják a kivonatból, csatolják a csekkhez, és postán elküldik a hitelkártya-feldolgozónak. Ezután a fizetendő alkalmazottak csekkpéldányt csatolnak a kártyakivonat fennmaradó részéhez, és hónaponként benyújtják.

Az itt leírt hitelkártya-elszámolási folyamatot pontosan meg kell ismételni minden hónapban. Ellenkező esetben akár egyetlen kártyakivonat is tartalmazhat akkora kiadást, hogy a helytelen feldolgozás jelentősen befolyásolhatja a szervezet pénzügyi eredményeit.