Lockbox rendszer

A lockbox egy bank által működtetett levelezési cím, amelyre a vállalat arra irányítja ügyfeleit, hogy küldjék el fizetéseiket. A bank kinyitja a beérkező leveleket, az összes beérkezett összeget befizeti a vállalat bankszámlájára, és átvizsgálja a befizetéseket és az esetleges átutalási információkat. A beolvasott képeket egy biztonságos weboldalon teszik közzé, ahol a vállalat könyvelő munkatársai hozzáférhetnek a képekhez, hogy kifizetéseket hajtsanak végre a fennálló követeléseken.

A lockbox rendszer több olyan záródoboz elrendezése, amelyek stratégiai szempontból a vállalati ügyfelek földrajzi klaszterei közelében helyezkednek el, így az ügyfelektől a lockboxokig tartó összesített levelezési idő minimalizálható. A bankok ösztönzik a lockbox rendszert, amely fix havi díjat keres minden egyes lockboxért, valamint minden egyes feldolgozott fizetésért szolgáltatási díjat. Például egy bostoni vállalat választhat zárládákat Chicagóban, Los Angelesben, Houstonban és Miamiban, hogy csökkentse az e városok közelében elhelyezkedő ügyfelektől fizetett levelek mennyiségét.

A bankok időszakos felülvizsgálati szolgáltatást nyújtanak, hogy megfeleljenek azoknak a címeknek, amelyekről az ügyfelek kifizetéseket teljesítenek a lockbox helyszíneire, hogy megnézzék, optimalizálták-e a lockbox konfigurációt. Ha nem, akkor a záródobozokat ügyfélközpontúbb helyekre helyezik át, és az ügyfeleket értesítik, hogy az új helyekre módosítsák a küldési címüket. A lockbox helyének folyamatos váltása nem ajánlott, mivel bosszantja az ügyfelek fizetendő alkalmazottait, akiknek folyamatosan frissíteniük kell a fizetési címeket a számítógépes rendszereikben.

A lockbox rendszer kiváló módja a levelek lebegésének csökkentésére egy nagyobb vállalat számára, amelynek országos vagy nemzetközi ügyfélköre van. Ritkán van szükség arra, hogy egy kisebb, helyi ügyfélkörrel rendelkező vállalat egynél több lockboxot használjon egy helyi banknál, mivel a levélforgalom bármilyen csökkenését több mint ellensúlyozza a kapcsolódó banki díjak.

Mivel a fizetési mód fokozatosan elmozdul a csekkektől és az elektronikus fizetések javára válik, a lockbox rendszerek iránti igény valószínűleg csökken.