Háromirányú illesztés

A háromirányú egyeztetés fizetési ellenőrzési technika a szállítói számla érvényességének biztosítására. Amikor a szállítói osztály megkapja a szállítótól a számlát, az megfelel a következő információknak:

  • A szállítói számlán szereplő információk a kapcsolódó beszerzési megrendelés másolatáig, amelyet a beszerzési részleg továbbított neki. A vételi megrendelésben meg kell adni azt a mennyiséget és árat, amelyen a vállalat vállalja a szállító számláján feltüntetett áruk vagy szolgáltatások megvásárlását.

  • A beszállítói számla az átvevő dokumentációhoz, amelyet az átvevő részleg továbbított a számviteli osztálynak, annak biztosítása érdekében, hogy az áruk beérkezzenek, megfelelő mennyiségben és jó állapotban legyenek.

Így a "háromirányú egyezés" koncepció három dokumentum - a számla, a megrendelés és a fogadó jelentés - egyeztetését jelenti a fizetés teljesítése érdekében. Az eljárást annak biztosítására használják, hogy csak az engedélyezett vásárlásokat térítsék meg, megakadályozva ezzel a csalás és gondatlanság miatti veszteségeket.

Ha ez a háromirányú egyezés rávilágít arra, hogy a szállítói számla jó állapotban van, akkor az elszámoltatható személyzet a számlát kifizetés céljából feldolgozza. Ha nem, a személyzet felveszi a kapcsolatot a szállítóval minden olyan problémával kapcsolatban, amelyet talált, amelynek eredményeként felülvizsgált számlát vagy jóváírási nyilatkozatot állíthat ki a szállító.

A háromutas meccs koncepciójának vannak problémái. Nagyon munkaigényes, és nehéz lehet összegyűjteni a szükséges információkat, ami késleltetheti a fizetéseket, miközben a kötelezett állomány hiányzó információkat keres. A késedelem bosszanthatja a beszállítókat, és megakadályozhatja a társaságot abban, hogy korai fizetési kedvezményeket alkalmazzon. A háromirányú illesztést hatékonyabbá teheti:

  • A kis dolláros és ismétlődő számlák kizárása az egyeztetési követelményből.

  • Lehetővé teszi az elszámolható személyzet számára a számlák jóváhagyását, ha a szállítói számlában felsorolt ​​árak és egységek a vásárlási megrendelésben megadott összegek néhány százalékán belül vannak.

Vannak olyan automatizált háromirányú egyeztetési megoldások is, amelyek teljesen integrált vállalati erőforrás-tervezési rendszerek használatát igénylik, de még ezek a megoldások is ki fognak rúgni néhány olyan tranzakciót, amelyeknél az automatizált megoldás kudarcot vall, szükségessé téve az eltérések kézi vizsgálatát. Ezek az automatizált rendszerek annyira drágák, hogy nem jelentenek életképes megoldást a kisebb vállalkozások számára.