Negatív felelősség meghatározása

Negatív kötelezettség általában akkor jelenik meg a mérlegben, ha egy vállalat többet fizet ki, mint amennyit a kötelezettség megkövetel. Például, ha véletlenül kétszer fizetne egy szállítói számlát, az első befizetés nullára csökkentené a tartozásban elszámolt eredeti kötelezettséget, míg a második kifizetéssel nem lenne beszámítási kötelezettség, ami negatív kötelezettséget eredményezne a mérlegben.

A negatív kötelezettségek általában kis összegekre vonatkoznak, amelyeket más kötelezettségekbe összesítenek. Gyakran jelennek meg a szállítók nyilvántartásában hitelként, amelyet a vállalat köteles személyzete felhasználhat a beszállítók jövőbeni kifizetéseinek ellensúlyozására. Technikailag a negatív kötelezettség egy vállalati eszköz, ezért előre fizetett ráfordításként kell besorolni.

A legtöbb negatív kötelezettség tévesen keletkezik, ezért jelenlétük problémákat jelez az alapul szolgáló könyvelési rendszerrel kapcsolatban. Előfordulhat például, hogy a számviteli szoftver nem ismeri fel és nem jelöli meg az ismétlődő beszállítói számlaszámokat, lehetővé téve a többször benyújtott számlák ismételt kifizetését.