Próbaegyenleg hibák

A próbaegyenleg az egyes számlák terhelési vagy jóváírási összegének felsorolásának összefoglaló szintje. A kezdeti vagy ki nem igazított próbaegyenleget általában két okból használja:

  • Annak biztosítása, hogy az összes terhelés összege megegyezzen az összes hitel teljes összegével, ezáltal biztosítva, hogy az összes mögöttes tranzakció egyensúlyban legyen.

  • Kiindulópontként szolgál azoknak a bejegyzéseknek a kiigazításához, amelyek a próbaegyenlegben szereplő információkat összhangba hozzák egy számviteli kerettel, például az általánosan elfogadott számviteli elvekkel vagy a nemzetközi pénzügyi beszámolási standardokkal.

Ez a ki nem igazított próbaegyenleg számos hibát tartalmazhat, amelyek közül csak néhányat könnyű felismerni a próbamérleg-jelentés formátumában. Az alábbiakban felsoroljuk a leggyakoribb hibákat és javaslatokat a megtalálásukra:

  • Kétszer tett bejegyzések . Ha kétszer történik bejegyzés, a próbaegyenleg továbbra is egyensúlyban lesz, így ez nem jó dokumentum a megtalálásához. Ehelyett egy folyamatban lévő tranzakcióhoz meg kell várnia, amíg a probléma megoldódik. Például az ügyfélnek elküldött számla másolatát az ügyfél elutasítja, míg a beszállítótól származó számla duplikátját (remélhetőleg) a számla jóváhagyási folyamata során észleljük.

  • Egyáltalán nem készített bejegyzések . Lehetetlen megtalálni a próbamérlegen, mivel nincs ott (!). A legjobb megoldás, ha fenntart egy ellenőrző listát a szokásos bejegyzésekről, és ellenőrzi, hogy mindegyik elkészült-e.

  • Rossz számlára történő bejegyzés . Ez nyilvánvaló lehet, ha gyorsan ránézünk a próbaegyenlegre, mivel egy olyan számlának van már, amelynek korábban egyáltalán nem volt egyenlege. Ellenkező esetben a javítás legjobb formája a megelőző - az összes visszatérő bejegyzéshez használjon szabványos naplóbejegyzési sablonokat.

  • Megfordított bejegyzések . A terhelésre vonatkozó tételt tévesen lehet jóváírásként rögzíteni, és fordítva. Ez a kérdés látható lehet a próbamérlegen, különösen, ha a bejegyzés elég nagy ahhoz, hogy a végső mérleg előjelét a szokásos előjel fordítottjává változtassa.

  • Átültetett számok . Lehet, hogy egy számban szereplő számjegyek váltottak. Ezt könnyű megtalálni, mivel az alapul szolgáló bejegyzés kiegyensúlyozatlan, ezért a könyvelési szoftvernek nem kellett volna elfogadnia. Kézi rendszer használata esetén a naplóbejegyzések összesítését össze kell hasonlítani a próbaegyenlegben szereplő összesítéssel. Ez a kérdés az alábbival kapcsolatos.

  • Kiegyensúlyozatlan bejegyzések . Ez utoljára szerepel, mivel ez számítógépes környezetben lehetetlen, ahol a bejegyzéseknek kiegyensúlyozottaknak kell lenniük, különben a rendszer nem fogadja el őket. Ha kézi rendszert használ, akkor a probléma nyilvánvalóvá válik a próbamérleg oszlopainak összesítésében. A pontos bejegyzés megtalálása azonban sokkal bonyolultabb, és minden bejegyzés, vagy legalább a főkönyvbe kerülő leányvállalati főkönyv összesítésének részletes áttekintését igényli.

Amikor kijavít egy hibát, ügyeljen arra, hogy egyértelműen felcímkézett naplóbejegyzést használjon alátámasztó dokumentációval, hogy később valaki más is nyomon követhesse a munkáját.