Költségvetés meghatározása

Költségvetést használnak a gazdálkodó egység pénzügyi eredményeinek és pénzügyi helyzetének előrejelzésére a következő időszakra. Tervezési és teljesítménymérési célokra használják, amely magában foglalhatja a befektetett eszközökre fordítást, új termékek bevezetését, az alkalmazottak képzését, bónusztervek összeállítását, a műveletek ellenőrzését és így tovább.

A legminimálisabb szinten a költségvetés becsült eredménykimutatást tartalmaz a jövő időszakaira vonatkozóan. A bonyolultabb költségvetés tartalmazza az eladási előrejelzést, az eladott áruk költségét és a tervezett eladások támogatásához szükséges kiadásokat, a forgótőke-szükséglet becsléseit, az állóeszköz-vásárlásokat, a cash flow-előrejelzést és a finanszírozási igények becslését. Ezt felülről lefelé kell formálni, így a törzsköltségvetés tartalmazza a teljes költségvetési dokumentum összefoglalását, míg a támogató költségvetéseket tartalmazó külön dokumentumok a főköltségvetésbe kerülnek, és további részleteket nyújtanak a felhasználók számára.

Számos költségvetés készül az elektronikus táblázatokra, bár a nagyobb vállalkozások inkább olyan költségvetés-specifikus szoftvereket használnak, amelyek strukturáltabbak, így kevésbé hajlamosak számítási hibákat tartalmazni.

A költségvetés elsődleges felhasználása teljesítményalapként szolgál a tényleges eredmények méréséhez. Félrevezető lehet ezt megtenni, mivel a költségvetés az idő múlásával általában egyre pontatlanabbá válik, ami nagy eltéréseket eredményez, amelyeknek nincs alapja a tényleges eredményeknek. Ennek a problémának a csökkentése érdekében néhány vállalat rendszeresen felülvizsgálja költségvetését, hogy közelebb kerüljön a valósághoz, vagy csak néhány időszakra tervez költségvetést a jövőben, ami ugyanazt az eredményt adja.

Egy másik lehetőség, amely elkerüli a költségvetési problémákat, a költségvetés nélküli működés. Ehhez folyamatos rövid távú előrejelzésre van szükség, amely alapján üzleti döntéseket lehet hozni, valamint teljesítményméréseket kell megtenni annak alapján, hogy egy kortárs csoport mit ér el. Bár a költségvetés nélküli működés elsőre túl csúszásnak tűnik a hatékonyság érdekében, a költségvetést felváltó rendszerek rendkívül hatékonyak lehetnek.