Számlázási eljárás

A következő számlázási eljárás a számlázási folyamat három feladatával foglalkozik, amelyek magukban foglalják a számla összeállításához szükséges információk összegyűjtését, számlák létrehozását és az ügyfeleknek történő kiadást.

Számlázási információk áttekintése (számlázási ügyintéző)

  1. Nyissa meg a napi szállítási naplót a számítógépes rendszerben.
  2. Vizsgálja meg az egyes szállítmányok részleteit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy készen állnak a számlázásra. Ha igen, jelölje meg a rekordokat számlázható tranzakciókként.
  3. Nyissa meg a számlázási modult, és hívja meg az előnézeti képernyőt minden nyomtatandó leendő számlához.
  4. Ellenőrizze, hogy az összes árat jóváhagyta-e a megrendelést végző személyzet. Ha nem, akkor egyeztesse a felsorolt ​​árakat a hivatalos vállalati árlistával, és szerezzen jóváhagyást a lista bármely eltérésére.
  5. Adjon hozzá fuvardíjat, kivéve, ha a megrendelést előre fizetettként jelölik meg, vagy ha azt az ügyfél átveszi.
  6. Ellenőrizze, hogy az ügyfél forgalmi adójának kódja helyes-e, és ha szükséges, állítsa be.

Számla köteg nyomtatása (számlázási ügyintéző)

  1. Az összes megjelölt számla kinyomtatásához válassza a számlázási szoftverben a lehetőséget.
  2. Helyezze el a cég hivatalos számlázási űrlapját a nyomtatóban.
  3. Futtasson tesztnyomtatást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számlázási űrlapok megfelelően vannak-e elhelyezve a nyomtatóban.
  4. Nyomtassa ki a teljes számlacsomagot, és ellenőrizze, hogy megfelelően nyomtatták-e ki őket.

Számlák előkészítése és elküldése (számlázási ügyintéző)

  1. Ha a számlák több példányban vannak, készítse el a másolatokat, és őrizze meg a kijelölt példányokat.
  2. Töltsön borítékba az ügyfelek számára kijelölt számlaváltozatot.
  3. A "Címkorrekció kérése" bélyegző a számlázási borítékokra.
  4. Szállítsa el a számlázási borítékokat a postai szobába postázás céljából.

Fájlszámla másolatok (számlázási ügyintéző)

  1. Adja meg a megőrzött számlamásolatokat szükség szerint, akár számlaszám, akár ügyfélnév szerint.