Készletkészítés

A készletfelvétel a kézi készlet számlálása. Ez azt jelenti, hogy minden kéznél lévő tételt azonosítunk, megszámlálunk és ezeket a mennyiségeket tételenként összegezzük. Előfordulhat olyan ellenőrzési lépés is, ahol a számlálási eredményeket összehasonlítják a vállalat számítógépes rendszerében lévő készletegységek számával. A készletfelvétel az időszakos leltározási rendszer általános követelménye, és a társaság éves ellenőrzésének részeként is előírható. Röviden, a készletkészítés egy összefoglaló szintű dokumentumot eredményez, amely tartalmazza az összes készletcikkhez rendelkezésre álló mennyiségek listáját egy adott időpontban. Az ehhez szükséges eljárási lépések a következők:

  1. Válassza ki és képezze ki a számláló csapatokat a számlálások lebonyolításának és a hozzájuk tartozó papírok kitöltésének szempontjából.

  2. Határozzon meg egy határidőt, amely után a raktárban nem engedélyezett további leltározás a fogadó területen, és semmilyen tételt nem szállítanak ki. Hasznos, ha a számlálás napján nincs gyártási, fogadó vagy szállítási tevékenység.

  3. Rendeljen minden raktárban számlálási felelősségi területeket a raktárban.

  4. Osszon ki minden egyes csapatnak egy előre számozott számlálási címkét, és jelentkezzen be az elosztott számtartományokban.

  5. Minden számláló csapatban egy személy azonosítja és megszámolja a készletet, míg egy másik kitölti a számlálási címkét. Az eredeti címkét ragasztják a készletre, és a csapat megtart egy biztonsági másolatot.

  6. Amikor minden csapat befejezte a számlálást, bekapcsolják a számlálási címkéket. A számlálási címke rendszergazdája ellenőrzi, hogy hiányoznak-e címkék, ami további keresést igényelhet a címkék megtalálásához. Általában még mindig a leltárhoz ragasztott címkékhez vannak rögzítve.

  7. A számlálócímkéző a számlálási címkéket összefoglalja egy táblázatba, amelyet az összes készletelem összegző összesítésének létrehozására használnak. Alternatív megoldás az információk adatbázishoz történő beírása, amely jobban teljesíti az összesítő összegeket.

  8. A költségkönyvelő összehasonlítja az így kapott információkat a vállalat állandó készletrendszerében fenntartott egységegyenlegekkel (feltételezve, hogy van ilyen). Ha nagy eltérések vannak a meglévő adatbázistól, a számláló csapat visszamegy a raktárba, hogy ellenőrizze az eredeti számlálást.

Ez nagyon munkaigényes folyamat, és jelentős mennyiségű leállást igényelhet a raktáron belül, ezért a vállalatok általában megpróbálják a lehető legnagyobb mértékben elkerülni a készleteket.

A számbavétel gyakoribb formáját ciklusszámlálásnak nevezzük, amelyet minden nap kitöltünk. Ha egy vállalat ciklusszámlálást használ, akkor a raktár személyzete a raktár kis részében megszámolja a készletet, és a számlálási információit összeveti a számítógépes rendszer rekordjaival. Ha vannak hibák, a raktár személyzete kijavítja azokat, és megvizsgálja a hibák előfordulásának okait is. Egy aktív ciklusszámláló program legalább javítja a készletrekordok pontosságát, sőt szükségtelenné teheti egy hónap végi fizikai készletszámlálás elvégzését.