Passzív időbeli elhatárolások

Az időbeli elhatárolás olyan költség, amely felmerült, de amelyre vonatkozóan még nincsenek kiadási dokumentációk. A kiadási dokumentáció helyett naplóbejegyzés készül az elhatárolt kiadások, valamint az elszámolási kötelezettség rögzítésére (amelyet a mérlegben rendszerint folyó kötelezettségnek minősítenek). Naplóbejegyzés hiányában a költség egyáltalán nem jelenik meg a gazdálkodó egység pénzügyi kimutatásaiban a felmerült időszakban, ami azt eredményezné, hogy a jelentett nyereség túl magas lenne ebben az időszakban. Röviden, az elhatárolt kiadásokat a pénzügyi kimutatások pontosságának növelése érdekében nyilvántartják, hogy a ráfordítások szorosabban illeszkedjenek azokkal a bevételekkel, amelyekhez kapcsolódnak.

Az előre fizetett ráfordítás a felhalmozott ráfordítás fordítottja, mivel egy kötelezettséget az alapul szolgáló szolgáltatás vagy eszköz felhasználása előtt fizetnek. Következésképpen egy előre fizetett eszköz kezdetben eszközként jelenik meg a mérlegben.

Felhalmozott költségek a gyakorlatban

Az általában felhalmozódó kiadások például:

  • Hitelek kamatai, amelyekről még nem érkezett hitelezői számla

  • Fogadott és elfogyasztott vagy eladott áruk, amelyekről még nem érkezett beszállítói számla

  • Fogadott szolgáltatások, amelyekről még nem érkezett beszállítói számla

  • Fölmerült adók, amelyekre még nem érkezett számla kormányzati szervtől

  • Felmerült bérek, amelyekért a munkavállalóknak még nem fizettek be

Az elhatárolt kiadásokra példa egy olyan helyzet, amikor egy vállalat egy hónap vége felé megkapja az irodaszereket egy beszállítótól, de még nem kapott számlát a szállítótól, mire a társaság lezárja a hónap könyveit. Ennek a kiadásnak a beérkezés hónapjában történő megfelelő nyilvántartása érdekében a könyvelői munkatársak egy költséget az ellátási költség számlán olyan terheléssel rögzítenek, amelynek összege várhatóan a szállító számlázza ki, és jóváírást vezetnek az elhatárolt kiadások kötelezettségének számlájára. Így, ha az irodaszerek összege 500 USD lenne, a naplóbejegyzés 500 USD terhelést jelentene az irodaszerek költségszámláján, és 500 USD jóváírást jelentene az elhatárolt kiadások kötelezettségének számláján.

A naplóbejegyzés általában automatikusan megforduló bejegyzésként jön létre, így a könyvelési szoftver a következő hónap elejétől automatikusan létrehoz egy beszámító bejegyzést. Ezután, amikor a szállító végül benyújt egy számlát az entitásnak, törli a megfordított bejegyzést.

Az előző példa folytatásaként az 500 dolláros bejegyzés a következő hónapban megfordul, jóváírással az irodaszerek költségszámláján és terheléssel az elhatárolt kiadások kötelezettségének számláján. A vállalat ezután megkapja a szállítói számlát 500 dollárért, és azt a könyvelési szoftver elszámolható modulján keresztül rendesen rögzíti, aminek eredményeként az irodai kellékek számláján terhelnek terhelést, és jóváírást adnak a szállítók számláján. A következő hónap nettó eredménye tehát egyáltalán nem jelent új ráfordítást, a fizetési kötelezettség áthelyeződik a szállítói számlára.

Valójában a ráfordítások összege csak becslés, így valószínűleg némileg eltér a később érkező szállítói számla összegétől. Következésképpen a következő hónapban általában kis összegű ráfordítás vagy negatív kiadás-elszámolás következik be, miután a naplóbejegyzés megfordítása és a szállítói számla összege egymással szemben nettósításra került.

Gyakorlati szempontból lényegtelen kiadások nem halmozódnak fel, mivel túl sok munkát igényel a kapcsolódó naplóbejegyzések létrehozása és dokumentálása. Továbbá a felhalmozott költségnapló-bejegyzések nagy száma lelassítja a hónap végi zárási folyamatot.

Példák a felhalmozott költségnapló bejegyzéseire

  • Irodai kellékek beérkeztek, és a hónap végén nincs beszállítói számla: Irodai kellékek terhelése, az elhatárolt kiadások jóváírása.

  • A munkavállalók ledolgozott, de ki nem fizetett órái a hónap végéig: a munkabér terhére történő terhelés, a felhalmozott kiadások jóváírása.

  • Felmerült ellátási kötelezettség, és a hónap végén nincs beszállítói számla: A munkavállalói juttatások költségének terhelése, az elhatárolt kiadások jóváírása.

  • A jövedelemadókat a megszerzett jövedelem alapján kell elhatárolni . A jövedelemadó ráfordítás, az elhatárolt kiadások jóváírása.

Az első három bejegyzésnek a következő hónapban meg kell fordulnia. A jövedelemadókat általában elhatárolt kiadásokként tartják fenn, amíg ki nem fizetik.