Az előlegrendszer

Az előlegelszámolási rendszer a kis készpénz kifizetésére és utólagos feltöltésére szolgáló elszámolási rendszer. A készpénz egy kis készpénztartalék, amelyet a helyszínen tartanak egy üzleti helyszínen az esetleges készpénzszükségletek fedezésére. Az előlegrendszert úgy alakították ki, hogy kezdeti kézi módszert biztosítson a kis készpénzegyenleg és a készpénz felhasználásának nyomon követésére. Az előlegrendszer alapvető jellemzői:

  • Rögzített összegű készpénzt különítenek el egy kis pénztárhoz, amelyet a főkönyv külön számlán tartalmaz.

  • A kispénztári alapból történő minden készpénz-elosztást bizonylatokkal dokumentálják.

  • A készpénz folyósítási nyugták szolgálnak a kispénztári alap időszakos feltöltésének alapjaként.

  • A várható és a tényleges alapegyenleg közötti eltéréseket rendszeresen felülvizsgálják és kivizsgálják.

Lényegében a kiadások akkor kerülnek elszámolásra, amikor új készpénz-utánpótlást hajtanak végre a kis pénztárban a vállalati folyószámláról. Amikor készpénzt fizetnek a folyószámláról, a tétel a különféle kiadások terhelését jelenti, amelyekről a nyugdíjat a kispénztári letéteményes szolgáltatja, és jóváírás a készpénzszámlán.

Hacsak a kispénztári pénztárhoz rendelt készpénz összegét szándékosan nem változtatják meg, nincs oka annak, hogy valaha újabb bejegyzést kell vezetni a kis készpénzegyenleg dokumentálásához használt számlára, mivel az összes kis készpénz-kiegészítés a cég folyószámlájáról származik.

A rendszer fő jellemzője az összes kiadás dokumentálásának szükségessége. Ez kiváló módszer a készpénz folyósítások magas szintű ellenőrzésének fenntartására.

Az előlegrendszer népszerűsége csökken, mivel sok vállalkozás inkább vállalati hitelkártyákat használ az esetleges vásárlásokhoz, vagy az alkalmazottak készpénzt fizetnek, majd a vállalati költségtérítési rendszeren keresztül kérik a megtérítést. Ezenkívül az előlegrendszer készpénzszivárgást okozhat egy vállalkozás részéről, akár a készpénz lopásával, akár azért, mert a kispénztári letétkezelő nem végez megfelelő munkát a folyósítások nyilvántartásában.