Beszerzési napló

A beszerzési napló egy leányvállalati szintű napló, amely a vásárlási tranzakciókkal kapcsolatos információkat tárolja. Ez a napló leggyakrabban egy kézi könyvelési rendszerben található, ahol szükséges, hogy a nagy volumenű vásárlási tranzakciók ne terheljék a főkönyvet. A hitellel végrehajtott vásárlások minden típusát rögzítik a vásárlási naplóban, beleértve a következőket:

  • Irodaszerek

  • Szolgáltatások

  • Viszonteladás céljából beszerzett áruk

A vásárlási naplóba bejegyzett bármely tranzakció magában foglalja a jóváírást a fizetendő számlán és a terheléshez kapcsolódó költség- vagy eszközszámla terhelését. Például az irodaszerek megvásárlásával kapcsolatos terhelés az ellátási költségek számlájára kerül. A napló tartalmazza a rögzítés dátumát, a fizetett szállító nevét, a forrásdokumentum hivatkozását és a számla számát is. Ezen alapvető információkészlet opcionális kiegészítései a fizetés esedékessége és a beszerzési rendelés számának engedélyezése.

Rendszeresen, legkésőbb az egyes jelentési időszakok végén, a vásárlási naplóban szereplő információkat összesítik és felkerülnek a főkönyvbe. Ez azt jelenti, hogy a főkönyvben szereplő vásárlások csak a legösszetettebb szinten vannak. Ha valaki megvizsgálja a vásárlás részleteit, akkor vissza kell térnie a vásárlási naplóba, hogy megtalálja a forrásdokumentumra való hivatkozást.