A különbség a napló és a főkönyv között

A folyóiratok és a főkönyvek az üzleti tranzakciók könyvelési rendszerben történő rögzítése. Lényegében az egyes tranzakciókra vonatkozó részletes szintű információkat a lehetséges folyóiratok egyikében tárolják, míg a naplókban szereplő információkat összegzik és továbbítják (vagy kiküldik) egy főkönyvbe. A könyvelési folyamat meglehetősen gyakran történhet, vagy olyan ritkán fordulhat elő, mint az egyes jelentési időszakok vége. A főkönyvben szereplő információ a legmagasabb szintű információ-összesítés, amelyből a próbaegyenleg és a pénzügyi kimutatások készülnek.

A pénzügyi információk felhasználói általában a főkönyvben tárolt összefoglaló szintű információkat vizsgálják meg, esetleg arányelemzés vagy trendelemzés segítségével, hogy megtalálják azokat a rendellenességeket, amelyek további vizsgálatot igényelnek. Ezután hivatkoznak az alapul szolgáló naplóinformációkra, hogy hozzáférjenek a főkönyvben szereplő információk részleteihez (ami a kiegészítő dokumentumok még részletesebb vizsgálatát eredményezheti). Így az információk a folyóiratokból a főkönyvi nyilvántartásokba kerülhetnek, hogy pénzügyi kimutatásokat készítsenek, és visszagörgethetők az egyes tranzakciók kivizsgálására.

Több folyóirat lehet, mindegyik általában nagy mennyiségű területekkel foglalkozik, például vásárlási tranzakciókkal, készpénzbevételekkel vagy értékesítési tranzakciókkal. A ritkább tranzakciók, például az értékcsökkenési leírások általában az általános naplóba vannak gyűjtve.

Az információkat a tranzakciók szerint időrendi sorrendben rögzítik a folyóiratokban, ami megkönnyíti az információk válogatását és a felhasználók számára szükséges konkrét elemek megtalálását. Az információkat egy főkönyvben rögzítik számos fiókban, amelyeket rendszerint a következő sorrendben rendeznek:

  • Eszközszámlák

  • Felelősségi számlák

  • Saját tőke számlák

  • Bevételi számlák

  • Költségszámlák

A számítógépes számviteli rendszerben a folyóiratok és a főkönyvek fogalmai nem is használhatók. Egy kisebb szervezetben a felhasználók azt hihetik, hogy minden üzleti tranzakciójukat a főkönyvben rögzítik, az információk naplóban történő tárolása nélkül. A hatalmas tranzakcióval rendelkező vállalatok továbbra is használhatnak olyan rendszereket, amelyek megkövetelik az információk folyóiratokba történő szétválasztását. Így a számítógépes környezetben a koncepciók kissé el vannak zavarva, de a kézi könyvelési környezetben mégis érvényesek.