A bejegyzés javítása

A javító bejegyzés egy naplóbejegyzés, amelyet egy téves tranzakció kijavítása céljából hajtottak végre, amelyet korábban a főkönyvben rögzítettek. Például a havi értékcsökkenési tételt tévesen tették az amortizációs költség számlára. Ha igen, akkor a helyesbítő bejegyzés az értékcsökkenési ráfordítások számlájára történő áthelyezés az amortizációs költségszámla jóváírásával és az értékcsökkenési számla terhelésével. Alternatív megoldásként az eredeti bejegyzést meg lehetett volna fordítani, és helyébe egy új bejegyzés léphetett be, amely helyesen terheli a költségeket az értékcsökkenési számlán.

Javító bejegyzéseket általában csak a tapasztaltabb könyvelői végeznek, mivel jobban értik a számviteli rendszert és a speciális naplóbejegyzéseknek a pénzügyi kimutatásokra gyakorolt ​​hatását. Lehetséges, hogy az irányító jóváhagyja az összes javasolt javító bejegyzést, mielőtt azok megtörténnének, annak biztosítása érdekében, hogy egy második személy ellenőrizze, hogy a bejegyzésnek a kívánt hatása van-e.

Különösen fontos a javító bejegyzés teljes dokumentálása, mivel ezeket a tételeket egy idő után különösen nehéz megérteni. Ez azt jelenti, hogy minden naplóbejegyzéshez csatolni kell az eredeti hibát, valamint megjegyzéseket arra vonatkozóan, hogy a javító bejegyzés hogyan hivatott kijavítani az eredeti hibát. A dokumentáció akkor különösen értékes, ha valószínűnek tűnik, hogy a társaság könyvvizsgálói később felülvizsgálják a helyesbítő bejegyzést.

Javító bejegyzést kell tenni, amint egy hibát felfedeznek és kiértékelnek. Ellenkező esetben nagyon valószínű, hogy a bejegyzést soha nem fogják kijavítani; a hibajavítás ugyanis kívül esik a tranzakciók feldolgozásának szokásos folyamatán, így nincs olyan munkanaptár vagy eljárás, amely figyelemmel kísérné, hogy ezeket a tranzakciókat végrehajtják-e.

A bejegyzések javítása nagyon időigényes. Következésképpen van értelme nyomon követni a hónaponként elvégzett javító bejegyzések számát, hogy lássuk, megoldódtak-e az ezeket a bejegyzéseket okozó mögöttes problémák. Ha igen, akkor kevesebb szükség lesz a bejegyzések kijavítására, és a számviteli személyzetnek több ideje marad más feladatokra.