Követelések ellenőrzése

A vevőkövetelések ellenőrzése valóban az ügyfélszámla kezdeti létrehozásával kezdődik, mivel a vevőkönyvelés létrehozása során számos problémát minimalizálnia kell, mielőtt átfogó ellenőrzési lehetőségeket kaphatna ezen kulcselem felett. Ezután az ellenőrzések kiterjednek a követelések megfelelő karbantartására és azok megszüntetésére akár az ügyfelektől érkező kifizetések, akár jóváírási jegyzetek létrehozása révén. A legfontosabb szempontok, amelyeket figyelembe kell venni:

  • A szállítás előtt megköveteli a hitel jóváhagyását . Ha a megrendelést rossz hitelminősítésű ügyfélnek szállítják, akkor problémái lesznek a követelések beszedésével kapcsolatban. Ezért megkövetelheti a hitelosztály aláírt jóváhagyását minden olyan eladási megrendelésnél, amely meghaladja egy bizonyos dollár összeget.
  • Ellenőrizze a szerződési feltételeket . Ha szokatlan fizetési feltételek vannak, ellenőrizze azokat a számla létrehozása előtt. Ellenkező esetben a követelések olyan számlákat fognak tartalmazni, amelyeket az ügyfelek nem hajlandók kifizetni.
  • Lektorált számlák . Ha egy nagydolláros összeg számlája hibát tartalmaz, az ügyfél visszatarthatja a fizetést, amíg el nem küldi a módosított számlát. Fontolja meg a nagyobb számlák korrektúrájának előírását a probléma enyhítése érdekében.
  • Jóváírási hitelesítés . Azok az emberek, akik hozzáférnek a bejövő ügyfélfizetésekhez, elfoghatják a bejövő készpénzt, majd létrehozhatnak egy jóváírási jegyzőkönyvet a nyomuk fedése érdekében. A probléma megelőzésének egyik lépése az, hogy megköveteli a vezető hivatalos jóváhagyását a jóváírási jegyzetekhez, amelyeket később a belső ellenőr személyzete ellenőriz. Ne vegye ezt az irányítást a végletekig, és a rendkívül kicsi jóváírásokhoz szükséges jóváhagyás - hagyja, hogy a számviteli személyzet jóváhagyás nélkül hozzon létre kisebbeket, csak a fennmaradó kis számlaegyenlegek megtisztítására.
  • Korlátozza a számlázási szoftverhez való hozzáférést . Mint az imént megjegyeztük, valaki lehallgathatta az ügyfelektől érkező bejövő fizetéseket, és a lopást hitelkimutatással elrejthette. Jelszavas védelemmel kell védenie a számlázó szoftverhez való hozzáférést, hogy megakadályozza a jóváírási jegyzetek tiltott előállítását.
  • Elkülönített feladatok . Mint az imént megjegyeztük, senkinek nem szabad kezelnie a beérkező ügyfélfizetéseket és hitelkártyákat készítenie, különben képesek lesznek elvenni a pénzt, és hitelnyilatkozatokkal fedezni a nyomukat. Ezért rendelje ezeket a feladatokat különböző emberekhez.
  • Ellenőrizze a vevőkövetelések naplóbejegyzését . A követelésügyletek szinte mindig egy értékesítési naplót vezetnek be a számviteli szoftverben, amely saját számviteli bejegyzéseket generál. Ezért szinte soha nem szabad kézi naplóbejegyzést tenni a vevőkövetelés számláján. Gondosan vizsgálja meg ezeket a bejegyzéseket.
  • Számlacsomagok ellenőrzése . A számlák kitöltése után egy fájlnak kell lennie egy csomagnak, amely tartalmazza az eladási megrendelést, a hitelengedélyt, a fuvarlevelet és a számla másolatát. A belső ellenőr személyzetének felül kell vizsgálnia ezeknek a csomagoknak a választékát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számlázó megfelelően átnézte-e az összes támogató papírt és helyesen készített-e számlát.
  • Egyeztesse a számlákat a szállítási naplóval . Lehetséges, hogy a tételeket megfelelő számla nélkül szállítják, vagy fordítva. Ezen helyzetek felderítése érdekében a belső ellenőr személyzetének hasonlítsa össze a számlákat a szállítási naplóval, és vizsgálja meg az esetleges különbségeket.
  • Ellenőrizze a pénzbevételek alkalmazását . A számviteli alkalmazottak tévesen alkalmazhatják a nyitott számlákra a pénztári bizonylatokat, talán nem is a megfelelő ügyfelek számláira alkalmazzák őket. A belső ellenőrzési munkatársaknak rendszeresen nyomon kell követniük a pénztári bizonylatok kiválasztását az ügyfélszámlákkal, hogy ellenőrizzék a megfelelő készpénzes kérelmet.

Ezek a tételek alkotják az alapvető vevőköveteléseket. Előfordulhat, hogy egy speciális követelésrendszerrel rendelkező vállalatnak további ellenőrzéseket kell végrehajtania, vagy nem szükséges az itt felsorolt ​​elemek egy része.