Hogyan kell elszámolni az ügyfelek előlegeit

Az ügyfél előre fizethet a leszállított árukért vagy a nyújtott szolgáltatásokért. Az ügyfélelőleg lehetséges okai a következők lehetnek:

  • Rossz hitel . Az eladó nem hajlandó jóváírni az ügyfelet, ezért előre kéri a fizetést.

  • Egyedi termék . Egy termék annyira testreszabható, hogy az eladó nem tudja eladni másnak, ha a vevő nem fizet, ezért az eladó előleget követel.

  • Készpénz alapon . Előfordulhat, hogy az ügyfél a számviteli pénzeszközök alapján működik, ezért a lehető leghamarabb készpénzt akar fizetni a költségek elszámolása és az aktuális adóévben elszámolható bevételeinek csökkentése érdekében.

  • Foglalt kapacitás . Előfordulhat, hogy az ügyfél előre fizet, hogy lefoglalja az eladó termelési kapacitását, vagy legalábbis megakadályozza, hogy a versenytárs használja.

Ezen okok vagy mások miatt az eladó előleget kaphat, mielőtt bármit megtett volna a fizetés megszerzéséért. Ebben az esetben a helyes elszámolás az előleg kötelezettségként való elismerése, amíg az eladó nem teljesíti az alapjául szolgáló adásvételi szerződés feltételeit. Két naplóbejegyzés szerepel. Ők:

  1. Első felvétel . A készpénzes számlát terhelje meg, és az ügyfél előleg (felelősség) számláját írja jóvá.

  2. Bevételek elismerése . Számlázza le az ügyfélelőlegszámlát (kötelezettség) és írja jóvá a bevételi számlát.

Általában a legjobb, ha az ügyfél előlegét nem vonják vissza automatikusan visszaváltó bejegyzéssel, mivel ez megfordítja a készpénz összegét a következő hónapban - és a befizetett készpénz továbbra is a készpénz számlán van. Ehelyett manuálisan kövesse nyomon az összeget az ügyfélelőlegek számláján minden hónapban, és manuálisan helyezze át az összegeket a bevételre, amikor árukat szállítanak vagy szolgáltatásokat nyújtanak. Ehhez szükség lehet egy külön lépés alkalmazására a hónap végi zárási eljárásban annak biztosítása érdekében, hogy az egyes vevői előlegek állapotát rendszeresen megvizsgálják.

Az ügyfél előlegét rövid lejáratú kötelezettségként szokták feltüntetni az eladó mérlegében. Ha azonban az eladó nem számít arra, hogy egy alapul szolgáló értékesítési ügyletből származó bevételt egy éven belül elszámolja, a kötelezettséget ehelyett hosszú távú kötelezettségként kell besorolni.

Például a Green Widget Company 10 000 dollárt kap az ügyfelektől egy testreszabott lila widgetért. A Green Widget a nyugtát 10 000 dolláros terheléssel rögzíti a készpénz számlán és 10 000 dollár jóváírást az ügyfél előleg számláján. A következő hónapban Green szállítja az egyéni modult, és létrehoz egy új naplóbejegyzést, amely az ügyfél előleg számláját megterheli 10 000 dollárral, a bevételi számlát pedig 10 000 dollárral jóváírja.